Emigreren is niet enkel een kwestie van papierwerk regelen in je nieuwe land, bij je vertrek uit Nederland of België moet je je daar natuurlijk eerst uitschrijven. In dit artikel zullen we dit proces van wat dichterbij bekijken.
Als je verzuimt je uit te schrijven, kan dit allerlei negatieve gevolgen hebben. Belastingtechnisch kan je dan bijvoorbeeld voor verrassingen komen te staan, maar ook op andere gebieden zijn er onverwachte en onaangename consequenties. Deze zijn er zowel aan de Nederlandse of Belgische, als aan de Spaanse kant.
¿Benieuwd? ¡Vamos!
Nederland
In Nederland is de gemeente het centrale punt voor het uitschrijven bij vertrek en emigreren.
Je bent verplicht je uit te schrijven bij de gemeente als je 8 maanden of meer in het buitenland verblijft, verspreid over een periode van 12 maanden. Dit buitenlandse verblijf hoeft niet aaneengesloten te zijn. Je moet je ook uitschrijven als je nog steeds een woning in Nederland hebt.
Je kan er natuurlijk altijd voor kiezen je eerder uit te schrijven dan na die acht maanden. Je kan je prima uitschrijven op het moment zelf van vertrek, als je gaat emigreren. Sterker nog, om je bijvoorbeeld bij een gemeente in Spanje in te kunnen schrijven, moet je je eerst uit hebben geschreven bij de gemeente in Nederland.
Uitschrijven bij emigreren kan vanaf 5 kalenderdagen voor het vertrek, niet eerder, en je kan het zowel persoonlijk als schriftelijk doen. Sommige gemeentes hebben ook de mogelijkheid je digitaal uit te schrijven. Als je verzuimt je uit te schrijven terwijl dat wel zou moeten, kan je een boete krijgen die kan oplopen tot 325 euro.
Bij de uitschrijving wordt van je verwacht dat je je nieuwe adres in Spanje opgeeft. Heb je geen vast adres, dan willen ze zo precies mogelijk weten in welke plaats of provincie je gaat wonen.
Na de uitschrijving stelt de gemeente alle instanties op de hoogte die aangesloten zijn op de Basisregistratie Personen (BRP, voorheen de burgerlijke stand). Het gaat dan bijvoorbeeld om de belastingdienst, de Kamer van Koophandel of het pensioenfonds. Ook stelt de gemeente die instellingen op de hoogte van je nieuwe adres in Spanje.
Als je later opnieuw verhuist, bijvoorbeeld binnen Spanje, dan moet je natuurlijk zelf je nieuwe adres aan al die instanties doorgeven omdat de
Spaanse gemeente dit niet zal doen.
Registratie niet-ingezetenen
Uitschrijving betekent niet dat je gegevens in Nederland verwijderd worden. In plaats daarvan verplaatst men ze naar de Registratie Niet-Ingezetenen (RNI). Dit is onderdeel van de BRP. Op deze manier blijven je gegevens gekoppeld aan je Burger Servicenummer (BSN).
Deze registratie is bedoeld voor mensen die een administratieve band met de Nederlandse overheid blijven behouden. Dit is bijvoorbeeld nodig als je al gedeeltelijk een pensioen hebt opgebouwd.
Als je gegevens in het buitenland wijzigen, bijvoorbeeld omdat je verhuist, of als je een uittreksel uit het RNI nodig hebt, kan je je richten tot een van de 19 gemeenten met een RNI loket. De volledige lijst van deze loketten vind je op deze pagina.
Bewijs van uitschrijving
Vraag na het uitschrijven altijd een bewijs van uitschrijving op. In de praktijk is dat een internationaal uittreksel van de RNI. Dit wordt niet automatisch afgegeven.
Het is belangrijk dit document te hebben. Het kan namelijk gevraagd worden bij de inschrijving in Spanje. Daarnaast heb je het ook nodig bij het opzeggen van bepaalde langlopende abonnementen die je zonder dit document af zou moeten kopen, zoals telefoonlijnen.
DigiD
Na vertrek en het uitschrijven bij de gemeente omdat je gaat emigreren, kan er een probleem ontstaan als je een DigiD aan wilt vragen. Je DigiD account is namelijk ondergebracht bij de gemeente waar je woont. Als je niet ingeschreven staat bij een gemeente in Nederland, kan je geen DigiD meer aanvragen.
DigiD is erg handig als je in het buitenland woont en er nog zaken zijn die je moet regelen met de Nederlandse overheid. Ook al denk je bij je vertrek dat je alles hebt geregeld, vroeg of laat komen er onvoorziene zaken naar boven. Dan is het handig om op afstand de boel te kunnen regelen. Als je nog geen DigiD had, is het dus verstandig er eentje aan te vragen bij je gemeente voor je je uitschrijft.
Vernieuwen identiteitspapieren
Je identiteitskaart of paspoort blijft geldig tot de verloopdatum, ondanks het emigreren en je vertrek en uitschrijven in Nederland. Als je al in Spanje woont en de verloopdatum komt in de buurt, dan moet je een nieuw identiteitsdocument aanvragen bij de ambassade in Madrid. De verschillende consulaten doen dit niet meer. Wel komt er een paar weken per jaar een team uit Madrid naar de consulaten om er aanvragen te verwerken. Mensen die door fysieke omstandigheden moeite hebben naar Madrid te reizen, krijgen dan voorrang.
Een nieuw identiteitsdocument kan trouwens ook op Schiphol aan worden gevraagd. Dat is bovendien goedkoper.
Je vraagt een nieuw paspoort aan via deze pagina. De stappen wijzen zich vanzelf.
België
Ook in België vindt het uitschrijven plaats bij de gemeente en dit kan tot de dag voor het vertrek als je gaat emigreren. Op de website van de gemeente staat vermeld hoe de uitschrijving kan gebeuren. Dit kan in persoon en per post.
Vraag om een bewijs van uitschrijving. Dit bewijs noemt model 8. Het wordt waarschijnlijk gevraagd bij inschrijving in de gemeente in Spanje. Ook kan het zijn dat je het nodig hebt voor het aanvragen van het E121/S1 document van het ziekenfonds, waarmee je in Spanje kunt tonen dat je dekking hebt voor de ziektekosten.
Het is in België mogelijk om je tijdelijk uit te schrijven voor de duur van een jaar. Na dat jaar moet je dan een definitieve beslissing maken.
Consulaat
Eenmaal in Spanje, moet je je inschrijven bij een consulaat. Deze inschrijving is belangrijk in verband met de stemplicht.
Welk consulaat dat is, hangt af van de Spaanse regio provincie waar je gaat wonen.
- Regio’s Aragón, Catalonië en de Balearen: consulaat Barcelona
- Provincies Malaga, Almería en Granada, en de regio’s Murcia en Valencia (Valencia, Castellón en Alicante): consulaat Alicante
- Canarische eilanden: consulaat Santa Cruz de Tenerife
- Alle overige provincies: consulaat generaal in Madrid.
Procedure
Als je over een eID (elektronische identiteitskaart) met kaartlezer beschikt, geschiedt de inschrijving per internet. Ga naar de website van het consulaat dat bij jouw provincie hoort om je daar in te schrijven.
Heb je geen eID of kaartlezer, dan kan je het document ook downloaden, invullen en terugsturen per mail, of uitprinten en met per post opsturen. Op de pagina van het consulaat dat de provincie in Spanje bedient waar je gaat wonen, kan je het formulier vinden.
- Je moet Belg zijn
- Je moet niet meer in België ingeschreven staan (dus beschikken over model 8)
- Zoals gezegd, bij inschrijving via het internet moet je in het bezit zijn van een e-ID (elektronische identiteitskaart) waar je de PIN code van kent, en een kaartlezer.
Meerderjarigen moeten met het inschrijvingsformulier een volante de empadronamiento meesturen. Voor minderjarigen moet ook de geboorteakte mee worden gestuurd, indien het kind nog niet eerder bij de Belgische overheid ingeschreven heeft gestaan (dus in een Belgische gemeente, consulaat of ambassade), en een kopie van het identiteitsbewijs van beide ouders.
Bij het inschrijfformulier zit ook een registratieformulier als kiezer wonend buiten België, in de EU. Er zit tevens een machtigingsformulier bij indien je iemand wil machtigen om voor je te stemmen. Je kan overigens ook zelf stemmen bij het consulaat.
Nadat je deze documenten op hebt gestuurd, ontvang je een email ter bevestiging.
Vernieuwen identiteitspapieren
Als je ingeschreven staat bij het consulaat, kan je daar ook een nieuwe identiteitskaart (eID) of paspoort aanvragen tegen de tijd dat je huidige identiteitsdocument gaat verlopen. Dit is niet mogelijk als je nog in een Belgische gemeente ingeschreven staat.
De procedures hiervoor kan per consulaat verschillen, en vind je op de websites.
Uitschrijven in Nederland of België?
In onze startersgids NIE, residencia, burgerlijke stand, consulaat en verkiezingen laten we overzichtelijk zien welke stappen er nodig zijn.
Verdere vragen? Ondersteuning nodig?
Voor verdere vragen of opmerkingen over je uitschrijving in Nederland of België, kan je ons contacteren op info@yourcatalancontact.com.
Ook als je graag op de hoogte wilt blijven van onze laatste artikelen over de Spaanse bureaucratie, kan je je opgeven voor onze nieuwsbrief.
