Als je in Spanje iets wilt regelen, is het aanvragen van een NIE nummer vaak het eerste wat je moet doen. Zo’n nummer heb je namelijk nodig voor de meest uiteenlopende zaken. Dat gaat van overheidszaken tot het afsluiten van water en electra in je (tweede) huis. Vaak is zo’n nummer zelfs vereist voor het verkrijgen van een klantenkaart van de supermarkt.
Maar wat is een NIE nummer eigenlijk precies en hoe moet je het aanvragen? In dit artikel geven we antwoord op die vragen. Let op: de informatie in dit artikel is uitsluitend van toepassing op burgers afkomstig uit het Schengengebied. Voor personen met een andere nationaliteit, bijvoorbeeld uit Suriname, Marokko, Curaçao of Aruba, geldt een andere procedure. Je hoeft overigens niet in Spanje te wonen om zo’n nummer aan te vragen, dat kan ook vanuit een ander land.
Als je langer dan 3 maanden in Spanje gaat verblijven, moet je niet alleen een NIE aanvragen, maar je ook inschrijven als buitenlandse inwoner (“residencia”). Daar gaan we in dit artikel ook even op in.
¿Benieuwd? ¡Vamos!
Wat is een NIE nummer en waar heb je het voor nodig?
Alle Spanjaarden hebben een NIF, Número de Identificación Fiscal, dat vermeld staat op hun DNI, een Documento Nacional de Identidad of “nationaal identiteitsdocument”. Voor een fysiek persoon gebruikt men de termen NIF en DNI door elkaar om naar dit identiteitsnummer te verwijzen. Het nummer is vergelijkbaar met het Nederlandse Burgerservicenummer (BSN) of het Belgische Rijksregisternummer. Alleen gebruikt men het in Spanje aanmerkelijk vaker dat de nummers in België en Nederland.
Omdat buitenlanders geen NIF of DNI hebben, is voor hen het NIE nummer in het leven geroepen. Deze afkorting staat voor Número de Identidad de Extranjero, letterlijk “buitenlanderidentiteitsnummer”.
De NIF en NIE nummers zijn persoonsgebonden. Alle mogelijke instellingen gebruiken dit nummer ter identificatie, meer nog dan de naam van een persoon. Zo zal het bijvoorbeeld de eerste vraag zijn als je met de klantendienst van een bedrijf belt. Ook gebruiken veel officiële websites het als je gebruikersnaam, waaronder de meeste banken.
Een NIE nummer is niet alleen handig, voor veel uiteenlopende zaken is het onmisbaar. Denk dan onder andere aan het kopen of huren van woonruimte of het nemen van een persoonsgebonden OV-abonnement. Ook de meeste administratieve handelingen vereisen een NIE, waaronder de belastingen, kentekenregistratie, sociale dienst, etc.
Indien je van plan bent langer dan 3 maanden in Spanje te verblijven, moet je wettelijk gezien überhaupt een NIE nummer aanvragen. Dit doe je tegelijkertijd met het aanvragen van de certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea, in de volksmond ook wel residencia genoemd.
Een NIE bestaat uit een letter, 7 cijfers, en weer een letter. NIE nummers van voor juli 2008 beginnen met een X. Nieuwere nummers beginnen met een Y of een Z. Hiermee komt de lengte overeen met een NIF nummer, dat bestaat uit 8 cijfers en een letter. Het komt regelmatig voor dat er naar het DNI wordt gevraagd, terwijl men daarmee eigenlijk het NIF of NIE nummer bedoelt.
“Tijdelijke NIE” en “permanente NIE”
In de volksmond wordt wel gesproken over een tijdelijk en een permanent NIE nummer. Dit is echter onjuist. Een NIE is een persoonsgebonden nummer en wordt voor het leven toegewezen. De “permanente” NIE wordt ook wel residencia genoemd. Ook dit is onjuist. Daar komen we volgende week op terug.
Wel is er een verschil tussen de documenten waarop een NIE nummer gecommuniceerd kan worden. Dat heeft weer te maken met je verblijfsstatus in Spanje.
“Tijdelijke” NIE: wit document
Als je enkel een NIE nummer nodig hebt, ontvang je het nummer op een wit document. Dit is het geval als je jezelf niet in hoeft te schrijven als permanente buitenlandse inwoner van Spanje. Ook kan het zijn dat je deze aanvraag moet doen als tussenstap in je emigratie, voordat je de residencia aan kunt vragen.
In principe kan je dit witte document aanvragen bij het Spaanse consulaat in Amsterdam, de Spaanse ambassade in Brussel, of bij een kantoor van de Policía Nacional in Spanje. Al deze instanties geven het nummer alleen af als je kunt aantonen waarvoor je het nodig hebt, èn in de meeste gevallen ook als je aannemelijk kunt maken dat je niet langer dan drie maanden naar Spanje gaat.
Voorbeelden van gevallen waarop dit van toepassing is, zijn een korte stage of de aankoop van een tweede huis.
Witte NIE als tussenstap
Als je wel definitief naar Spanje verhuist, maar voldoe je in eerste instantie nog niet aan de voorwaarden voor de aanvraag van de groene NIE of residencia, dan kan je alvast de witte NIE aanvragen om de eerste zaken te regelen. Denk daarbij aan de aankoop van een woning of het vinden van werk. Hoewel een NIE voor het huren van een woning niet verplicht is, kan het in de praktijk knap lastig zijn een huurwoning te vinden zonder NIE.
In deze gevallen regel je de eerste zaken in Spanje met de witte NIE. Als dat allemaal achter de rug is, kan je dan beginnen met de aanvraag van de residencia.
De geldigheidsduur van dit document verandert regelmatig, en staat erop vermeld. Als je na het verlopen van die geldigheidsduur weer een officieel document met je NIE nummer erop nodig hebt, moet je opnieuw dit witte document aanvragen. Om deze reden noemen veel mensen dit document (¡onterecht!) “tijdelijke NIE”. Maar let op: je NIE nummer blijft gewoon geldig, het is immers voor het leven toegewezen. Het is alleen dit witte document dat niet meer geldig is.
“Permanente” NIE of “residencia”: groen document
Zoals gezegd, betekent het beschikken over een NIE alleen (een “witte NIE”) niet dat je ook langer dan drie maanden aaneengesloten in Spanje mag verblijven. Hiermee wordt bedoeld dat je met een NIE nog niet ingeschreven staat in het Registro de Residente Permanente, het register van buitenlandse inwoners.
Indien je van plan bent langer naar Spanje te gaan, moet je in principe binnen de eerste drie maanden na aankomst jezelf inschrijven in dit register van buitenlandse inwoners. Indien je voldoet aan de voorwaarden, krijg je bij deze inschrijving meteen een NIE toegewezen. Dit staat op een groen document met een uitneembaar kaartje dat je bij je kunt dragen, en ter identificatie in combinatie met je ID-kaart of je paspoort moet tonen. Hierdoor wordt dit ook wel de “groene NIE” genoemd.
De regel van drie maanden is rekbaar. Als je al een (witte) NIE hebt waar je je meeste zaken mee kunt regelen, kan je gerust de aanvraag van de groene NIE een paar maanden uitstellen. Stel het echter niet te lang uit; dan kan je tegen onverwachte problemen oplopen.
De officiële naam van dit document (wat door de meeste personen, inclusief de Spanjaarden zelf overigens gewoon “NIE” wordt genoemd), is certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea. Er zijn Nederlanders en Belgen die dit de residencia noemen, maar dat is niet de juiste benaming. Een residencia is namelijk een verblijfsvergunning, en als inwoner van de E.U. heb je dat niet meer nodig voor Spanje. Zoals eerder gezegd, in dit artikel zullen we het de “groene NIE” noemen.
Je moet de groene NIE aanvragen bij een kantoor van de policia nacional in de provincie waar je woont. Dit document is in eerste instantie slechts 5 jaar geldig. Na die 5 jaar kan je hetzelfde document weer aanvragen en dan heeft het een onbeperkte geldigheidsduur. Ook dit document is in eerste instantie dus maar tijdelijk geldig. Maar ook in dit geval krijg je de NIE voor het leven toegewezen, waardoor het nummer zelf wel altijd geldig blijft.
In de komende weken komen we terug op de groene NIE of residencia.
Hoe vraag je een NIE aan?
Waar je de NIE aanvraagt hangt af van de plek waar je woont. Dit geldt zowel voor het nummer op zich, als voor het certificado de registro.
Het witte document vraag je aan bij het consulaat in Amsterdam als je in Nederland woont. Als je in België woont, vraag je het aan bij de Spaanse ambassade in Brussel. Als je de NIE nodig hebt voor een tweede woning, een stage, of het accepteren van een baan, kan je het nummer ook aanvragen bij een lokaal kantoor van de Policía Nacional.
Het groene document vraag je aan in de provincie in Spanje waar je woonachtig bent. Dit document kan je niet op voorhand aanvragen bij een consulaat of ambassade.
Voor de exacte procedure voor het aanvragen van een NIE of een certificado de registro, raden we je aan onze startersgids NIE, residencia, burgerlijke stand, consulaat en verkiezingen te lezen. Daarin vind je alle informatie over de benodigde documenten, hoe je een afspraak kunt maken en wat je tijdens de afspraak kunt verwachten. Ook staan er een aantal handige tips in om het hele proces zo soepel mogelijk te laten verlopen. Klik op de tekst hieronder om meer te weten te komen over onze startersgids.
Wil je zelf je NIE regelen, maar loop je vast tijdens de procedure?
In onze startersgids NIE, residencia, burgerlijke stand, consulaat en verkiezingen laten we overzichtelijk zien hoe je de nodige formulieren moet invullen, hoe je de afspraak maakt, welke documenten je mee moet nemen en hoe je de afspraak zo soepel mogelijk laat verlopen.
¡¡Volledig herziene versie in september 2024!!
Verdere vragen, ondersteuning nodig of aanvragen NIE nummer uitbesteden?
Voor verdere vragen of opmerkingen naar aanleiding van het bovenstaande, kan je ons een mail sturen naar info@yourcatalancontact.com, of ons contacteren via onze contactpagina.
Als je graag op de hoogte zou willen blijven van onze laatste publicaties, dan raden we je aan om je in te schrijven op onze mailinglijst. Zo ontvang je elke week een korte mail met een link naar het nieuwste artikel.
Kan je geen formulier of document meer zien? Knettergek van de Spaanse bureaucratie? Zakt de moed je in de schoenen? Geen paniek!
Wij van yourcatalancontact kunnen grotendeels het proces van aanvragen van je overnemen. We bereiden het volledige dossier voor, controleren alle documenten en maken de afspraak bij de Policía Nacional, zodat je er alleen nog maar naartoe hoeft te gaan om de aanvraag af te ronden!
Beste,
Wij zijn op zoek naar een huis in de omgeving van Tarragona en weten nog niet wanneer we iets gaan vinden. We gaan volgende week een aantal huizen bezoeken maar dat wil natuurlijk niks zeggen. Het zou de bedoeling zijn dat mijn partner (gepensioneerd ambtenaar) zijn domicilie in Spanje zet, maar ik moet nog een aantal jaren werken dus ik behoud mijn domicilie voorlopig in België.
Vraag is nu waar en wanneer wij ons NIE nummer best aanvragen?
Met dank voor info en vriendelijke groeten, Heidi