Als je in Spanje stage gaat lopen, is het essentieel om je NIE-nummer en andere benodigde papieren goed te regelen, zodat je stagebedrijf je legaal kan laten werken. Een stage in Spanje biedt je de kans om je professionele vaardigheden te ontwikkelen én om het relaxte Spaanse leven te ervaren. Je zult het land en de cultuur van dichtbij leren kennen. Vorige week hebben we al besproken waarom Spanje een prima keuze is voor je buitenlandstage in ons artikel Waarom is Spanje de ideale plek om stage te lopen?
Maar voordat je aan deze unieke ervaring begint, moeten er een aantal belangrijke administratieve zaken geregeld worden.
Van alle papieren zijn de twee belangrijkste voor je stage in Spanje een NIE-nummer en het aanmelden bij de Seguridad Social. In dit artikel bespreken we wat deze documenten precies zijn, waarom ze belangrijk zijn, en hoe je ze kunt regelen.
¿Benieuwd? ¡Vamos!
Stagevergoeding en Seguridad Social
Om te weten of en welke papieren je moet regelen voor je stage in Spanje, en of je NIE nodig hebt, hangt af van de stagevergoeding die je krijgt.
Als je een betaalde stage doet, dan is inschrijving bij de Seguridad Social verplicht. Doe je een onbetaalde stage, dan is dat in de meeste gevallen niet verplicht.
De Seguridad Social is het Spaanse sociale zekerheidsstelsel. In tegenstelling tot Nederland is dat systeem niet geprivatiseerd. Dit systeem biedt sociale diensten en uitkeringen aan werknemers. Denk daarbij aan gezondheidszorg, pensioenopbouw en werkloosheidsuitkeringen.
Zolang je overigens ingeschreven staat in Nederland of België, is ook je Europese gezondheidspas geldig.
Betaalde stage
Zoals gezegd, als je een betaalde stage gaat doen, moet je stagebedrijf je bij de Seguridad Social aanmelden. Zo ben je bijvoorbeeld gedekt bij ongevallen tijdens je stage. In verreweg de meeste gevallen zal het bedrijf je hier aanmelden. Voor hen is dit namelijk een tamelijk eenvoudige procedure. Deze inschrijving is verplicht, ook als je in Nederland of België al gedekt bent voor ziektekosten met een basiszorgverzekering of in de ziekenkas.
Tot drie maanden lang kan je bij de Seguridad Social ingeschreven staan met je paspoortnummer. Daarna heb je een NIE nodig. Later in dit artikel leggen we uit wat de NIE is.
Bij de inschrijving in de Seguridad Social ontvangt het bedrijf je número de la Seguridad Social of número de afiliación. Als ze je dit nummer niet geven, vraag het dan bij ze op. Dit nummer is namelijk je hele leven lang geldig. Het is dus handig het te hebben als je later ooit eens in Spanje wilt gaan werken.
Let op dat je verplicht bent je gegevens bij de Seguridad Social geüpdated te houden. Als je teruggaat naar Nederland, moet dat dus ook worden doorgegeven.
Onbetaalde stage
Bij een onbetaalde stage is een inschrijving bij de Seguridad Social meestal niet verplicht. Maar het is hoe dan ook verstandig dit te bespreken met je stagebedrijf.
Als je niet aangemeld hoeft te worden voor de Seguridad Social, is ook een NIE nummer niet verplicht. Toch kan het handig zijn er eentje te hebben. Waarom dat zo is, daar komen we later in dit artikel op terug.
Jezelf inschrijven bij de Seguridad Social
Als je bedrijf weigert je in te schrijven bij de Seguridad Social, dan zal je dat zelf moeten doen. Dat doe je online (klik hier om naar de website te gaan). De pagina is niet beschikbaar in het Engels of Nederlands, maar kan je in je browser natuurlijk eenvoudig omzetten.
Het duurt vaak extreem lang voor je hier antwoord op krijgt (in sommige gevallen komt er zelfs helemaal geen antwoord). Ook is de kans aanwezig dat men aanvullende documenten vraagt, terwijl je alle benodigde documenten al had geüpload. Het is dus nogal omslachtig om het zelf te doen, zonder garantie op succes.
Daarom is het altijd beter als het bedrijf het doet. Zij hebben je binnen 24 uur ingeschreven. Als je stagebedrijf dus weigert je in te schrijven, dring hier dan toch (voorzichtig) op aan.
NIE: Número de Identidad de Extranjero
De NIE is een uniek identificatienummer dat buitenlanders nodig hebben om legale en administratieve zaken in Spanje te regelen. Het is vergelijkbaar met het Nederlandse burgerservicenummer (BSN) of het Belgische rijksregisternummer. De Spaanse overheid gebruikt dit nummer om je te identificeren.
Overigens gebruikt niet alleen de overheid het nummer. De meest uiteenlopende instellingen gebruiken het ook voor dingen die handig zijn tijdens je verblijf. Denk dan aan bijvoorbeeld openbaar vervoersabonnementen in sommige plaatsen. Of het afsluiten van een Spaans telefoonnummer.
Voor stagiaires in Spanje is het NIE-nummer cruciaal. Je hebt het nodig voor bijna alles wat je wilt doen tijdens je verblijf. Zoals we eerder hebben gezien, heeft je stagebedrijf je NIE nodig om je officieel aan te melden, bijvoorbeeld bij de Seguridad Social.
De meeste banken vragen een NIE nummer om er een rekening te openen. Dit is noodzakelijk als je stagebedrijf de stagevergoeding alleen uit wil keren op een Spaanse bankrekening. Daarnaast eisen veel verhuurders van woonruimte (maar niet allemaal) ook dat je een NIE hebt.
Als je stage langer dan 183 dagen duurt, beschouwt Spanje je als fiscaal inwoner en moet je mogelijk belasting betalen over je inkomen. Je NIE-nummer wordt gebruikt om je te identificeren bij de Spaanse belastingdienst. Dit nummer is niet alleen nodig voor belastingzaken, maar ook voor huisvesting.
Dit allemaal gezegd zijnde, als je voor je (onbetaalde) stage geen NIE nodig hebt, is het goed mogelijk dat je je tijdens je verblijf in Spanje prima kunt redden zonder NIE en je de nodige papieren kunt regelen met je paspoortnummer. Vooral in Barcelona en Madrid kan je ook zonder NIE wel woonruimte vinden. Maar een NIE maakt het wel een stuk eenvoudiger je zaken te regelen.
Lees meer over de NIE in dit artikel.
NIE aanvragen
De aanvraag van een NIE doe je altijd bij de Policía Nacional, die in Spanje ook als vreemdelingenpolitie functioneert. Dit gaat op afspraak.
Hoe je het nummer aanvraagt, hangt af van de provincie, de duur van je verblijf, en of je een stagevergoeding ontvangt. Ook is de aanvraag anders als je al begonnen bent met de stage. Voor aanvang van de stage vragen ze namelijk andere documenten dan als je al bezig bent.
Soms geeft de vreemdelingenpolitie alleen een NIE uit op een wit document. In andere gevallen, bij een verblijf langer dan 3 maanden, moet je je ook inschrijven als buitenlands (semi-)permanente inwoner van Spanje. In dat geval moet je de certificado de registro of residencia aanvragen. Je krijgt dan meteen een NIE toegewezen dat op dat document, een groen kaartje, vermeld staat. De vereisten voor deze aanvraag kunnen een stuk strenger zijn. Ook dit is per provincie verschillend.
Het aanvragen van een NIE-nummer kan tijdrovend zijn, vooral als je het last minute aanvraagt. Als je je NIE-nummer niet op tijd hebt, kun je in sommige gevallen toch met je stage beginnen. Zoals gezegd kan je in principe drie maanden lang bij de Seguridad Social ingeschreven staan met je paspoortnummer.
Maar let op: niet alle bedrijven in Spanje bieden de mogelijkheid de stage te beginnen met alleen je paspoortnummer, en willen al voor aanvang een NIE van je ontvangen om alle papieren op orde te brengen. In dat geval is het belangrijk al ruim op tijd te beginnen met de aanvraag. Je doet er dan goed aan om 1 of meerdere weken voor aanvang van je stage al in Spanje te zijn om je NIE, en eventuele andere papieren, te regelen.
NIE nodig voor je stage in Spanje, maar begrijp je niets van de aanvraag? Geen paniek!
Wij van yourcatalancontact kunnen grotendeels het proces van aanvragen van je overnemen. We bereiden het volledige dossier voor, controleren alle documenten en maken de afspraak bij de Policía Nacional, zodat je er alleen nog maar naartoe hoeft te gaan om de aanvraag af te ronden!
Verdere vragen, ondersteuning nodig of aanvragen NIE nummer uitbesteden?
Voor verdere vragen of opmerkingen naar aanleiding van het bovenstaande, kan je ons een mail sturen naar info@yourcatalancontact.com, of ons contacteren via onze contactpagina.
Deze maand schrijven we over stagelopen in Spanje, en wat daarbij komt kijken. Als je graag op de hoogte zou willen blijven van onze laatste publicaties, dan raden we je aan om je in te schrijven op onze mailinglijst. Zo ontvang je elke week een korte mail met een link naar het nieuwste artikel.
