Als je langer dan 3 maanden in Spanje verblijft, moet je wettelijk gezien resident worden. Dat is een aanpassing van je verblijfsstatus zodat je langere tijd in het land kan wonen. De residencia is wat anders dan een verblijfsvergunning. Omdat Spanje deel uitmaakt van de schengenzone, heb je die niet nodig. Toch zijn er een aantal voorwaarden verbonden aan permanent of semi-permanent verblijf.
Het groene kaartje dat je ontvangt bij de inschrijving, noemt men vaak onterecht “NIE”. En je laten inschrijven als resident heet in de volksmond ook wel residencia. Dit wordt vaak verward met residencia fiscal, oftewel met fiscaal inwonderschap in Spanje. De correcte naam van het groene kaartje is certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea.
Kortom, net als met de NIE, die we twee weken geleden hebben bekeken, levert het begrip residencia de nodige verwarring op. In dit artikel bekijken we wat de “residencia” precies is. Let op: de informatie in dit artikel is uitsluitend van toepassing op burgers afkomstig uit het Schengengebied. Voor personen met een andere nationaliteit, bijvoorbeeld uit Suriname of Marokko, geldt een andere procedure.
¿Benieuwd? ¡Vamos!
Auteur: Your Catalan Contact, Maarten Rinsema
De residencia samengevat
Voor we diep in de stof duiken, nu eerst een aantal veelgestelde vragen die het artikel goed samenvatten.
Residentie betekent officiële inschrijving bij de Spaanse autoriteiten met een certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea.
Een NIE is een identificatienummer. Residentie is de officiële inschrijving als inwoner. Als je nog geen NIE had, krijg je die bij de aanvraag van de residencia toegewezen.
Bij de Policía Nacional, meestal op afspraak (cita previa). Daar ontvang je je groene kaartje of document.
Meestal: paspoort, bewijs van inkomen of werk, ziektekostenverzekering, inschrijving in de gemeente (empadronamiento), en de formulieren EX-18 en 790-012.
Na 5 jaar kun je permanent resident worden, maar als je dit niet doet blijft je oude residencia-kaartje gewoon geldig.
Residentie geeft recht op wonen, werken, gezondheidszorg en maakt belastingen en administratie eenvoudiger.
Certificado de registro
Zoals gezegd, als je langer dan drie maanden aaneengesloten in Spanje woont, wordt je gezien als vaste inwoner, een residente permanente. Je bent dan wettelijk verplicht je in te schrijven in het Registro de Residentes Permanentes, het “Register van Permanente Inwoners”.
Als bewijs van inschrijving ontvang je een groen papier met een uitneembaar kaartje. Dit papier heet het certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea. Vertaald naar het Nederlands, is dat het “registratiecertificaat van een E.U.-burger”. Veel Nederlanders en Belgen noemen dit document de residencia. Wettelijk gezien is dit document in eerste instantie vijf jaar geldig. Als je het na die vijf jaar niet omwisselt voor een definitieve, blijft de oude gewoon geldig.
Men is overigens vrij flexibel in de verplichting het kaartje aan te vragen in de eerste 3 maanden dat je in Spanje woont, maar wacht er niet te lang mee.
Het certificado de registro is een erg kwetsbaar stukje papier en omdat je het altijd bij je draagt, raakt het snel beschadigd. Veel mensen laten het dan ook plastificeren. Hoewel dat officiëel niet mag, is het een goed idee om het kaartje in goede staat te houden. Van your catalan contact raden we aan een tweezijdige fotokopie van de residencia of het certificado de registro bij je te houden, eventueel geplastificeerd, en het origineel thuis in een lade te bewaren.
NIE
Als je nog geen NIE (Número de Identidad de Extranjero, letterlijk “Buitenlanderidentiteitsnummer”) hebt op het moment van inschrijving als residente permanente, krijg je er op dat moment eentje toegewezen. Je hoeft niet apart een NIE aan te vragen. Als je al wel een NIE had, komt dat nummer op het document te staan.
Mogelijk heb je een NIE nodig terwijl je niet van plan bent langer dan drie maanden aaneengesloten in Spanje te verblijven. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als je een tweede woning wilt kopen of als je stage gaat lopen. Je vraagt in die gevallen geen certificado de registro aan. Onderaan dit artikel vind je een link naar een gids waarin we uitleggen hoe je dat doet.
Spraakverwarringen
Nederlanders en Belgen noemen de certificado de registro meestal de residencia, maar deze benaming is eigenlijk niet juist. Een residencia is een verblijfsvergunning. Als burger van een Schengenland hoef je die niet aan te vragen. Spanjaarden zelf noemen het dan ook niet zo. In dit artikel zullen we verder dus het woord residencia vermijden.
Spanjaarden noemen het kaartje vaak kortweg NIE. Ook dit is niet juist. NIE is je identificatienummer dat op het kaartje staat, niet het kaartje zelf. Maar als je naar je NIE wordt gevraagd, en je bent al in bezit van dit kaartje, dan is dit wat je moet laten zien.
Zowel Spanjaarden als buitenlanders noemen het certificado de registro tenslotte ook wel “permanente NIE”. Twee weken geleden hebben we gezien dat ook deze benaming niet klopt: een NIE is je leven lang geldig en staat eigenlijk los van het certificado de registro.
Wat men eigenlijk bedoelt met “tijdelijke” en “permanente” NIE kan je lezen in ons artikel Een NIE nummer: wat is het en waarom een aanvragen?. In dat artikel vind je sowieso alle informatie die je mogelijk nodig hebt over de NIE.
Nationaliteit
Resident worden in Spanje betekent niet dat je de Spaanse nationaliteit aanvraagt. Het paspoort of de identiteitskaart van je land van herkomst blijft je officiële identiteitsbewijs. Het certificado de registro is alleen geldig in combinatie met je officiële Belgische of Nederlandse identiteitsbewijs.
Fiscaal resident
Als je meer dan 183 dagen per kalenderjaar in Spanje verblijft, word je naast je inschrijving in het Registro de Residente Permanente ook fiscaal resident. Dit betekent dat je dan je belasting in Spanje moet gaan betalen.
We merken dat er bij veel van onze cliënten hier ook onduidelijkheid over bestaat. Op facebook zal je vaak uitspraken zien in de trant van “als je de residencia hebt, moet je in Spanje belasting betalen”. Dit is niet per definitie waar in het eerste jaar. De criteria voor de certificado de registro (“residencia”) en de residencia fiscal zijn verschillend.
De certificado de registro moet je aanvragen als je drie maanden of langer aaneengesloten in Spanje verblijft, zonder daarbij rekening te houden met het kalenderjaar. Fiscaal resident ben je pas als je 183 dagen in een kalenderjaar in Spanje bent. Dat hoeft dan weer niet aaneengesloten te zijn. Het gaat erom dat je in een jaar meer wèl, dan niét in Spanje verblijft.
Het zijn dan ook twee verschillende zaken. De certificado de registro gaat over je verblijfsstatus in Spanje. Het fiscaal residentschap heeft te maken met belastingplicht.
Het wettelijke kader van de residencia fiscal vind je op de website van de Spaanse belastingdienst (Agencia tributaria – klik hier). Wil je een wat makkelijker leesbaar artikel, lees dan Fiscaal resident in Spanje: wat betekent dat? Een uitleg op onze website.
Aandachtspunten als je geen fiscaal resident bent
Dat gezegd zijnde, op het moment dat je je als (semi-)permanente inwoner bij de Policía Nacional laat registreren om het certificado de registro te krijgen, geeft de politie wel door aan de belastingdienst dat je het land bent binnengekomen om er te wonen. Als je Spanje dus weer verlaat vòòr je er fiscaal resident zou worden (183 dagen in een kalenderjaar), en je wilt onaangename verrassingen voorkomen, is het dus zaak om je bij je vertrek je adres te wijzigen bij de belastingdienst voor een buitenlands adres.
Dit is over het algemeen het meest van belang voor stagiaires. Maar ook andere personen die minder dan 6 maanden in een kalenderjaar in Spanje zijn, moeten hier rekening mee houden.
Wettelijk kader
De exacte regelgeving omtrent de certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea is vastgelegd in het real decreto 240/2007 de 16 de febrero (klik hier om die wettekst te raadplegen).
Welke voorwaarden zijn er verbonden aan het verkrijgen van het certificado de registro (“residencia”)?
Zoals we al gezien hebben, is de eerste voorwaarde om resident te worden dat je drie maanden of meer aaneengesloten in Spanje verblijft. Deze vereiste staat echter niet in steen gebeiteld.
Als je door omstandigheden een paar weken of zelfs maanden over deze termijn heen gaat, is er niets aan de hand. Er is geen actief toezicht en handhaving. Maar laat die situatie niet te lang duren. Het kan op langere termijn tot onvoorziene en grote problemen leiden, onder andere bij je bank, de belastingdienst, de verkeersdirectie DGT, de sociale verzekeringen… en ga zo maar door.
Om er zeker van te zijn dat je geen last wordt voor de Spaanse staat, zijn er nog een aantal andere vereisten voor de aanvraag van het certificado de registro. Deze vereisten hebben te maken met je inkomsten en met ziektekosten. Het spreekt voor zichzelf dat als je niet aan deze vereisten voldoet, je in theorie ook niet langer dan drie maanden aaneengesloten in Spanje mag verblijven.
Werknemers en zelfstandigen
Als je in Spanje werkt, gaat men er vanuit dat je voldoet aan de vereisten voor wat betreft je inkomen. Dit geldt voor zowel werknemers in loondienst, als voor zelfstandigen die in Spanje ingeschreven staan in het handelsregister. Omdat je als werknemer ook automatisch in het Spaanse ziekenfonds zit, heb je voldoende dekking van je ziektekosten. Je hoeft dan dus alleen aan te tonen dat je in Spanje werkt. Zie de paragraaf over documenten om te weten hoe je dat doet.
Werknemers en zelfstandigen die voldoen aan de voorwaarden om zich in te kunnen schrijven als vaste inwoner van Spanje, doen dit door middel van het formulier EX-18.
Personen zonder Spaans inkomen
Indien je geen inkomen hebt in Spanje, moet je aantonen dat je in je eigen onderhoud en dat van je familie kunt voorzien. Dit kan door middel van alle mogelijke vormen van inkomen.
Inkomsten uit uitkeringen en pensioen komen het meeste voor. Hoewel dit door de vreemdelingendienst van geval tot geval zal worden bekeken, is de vuistregel dat je over een inkomen van tenminste €7.500 per persoon in het huishouden op jaarbasis moet beschikken. Let op: er zijn provincies in Spanje waar ze andere bedragen hanteren, en zoals gezegd, de behandelend ambtenaar mag bij de aanvraag om een ander bedrag vragen als hij of zij dat van toepassing vindt.
Inkomsten uit kapitaal worden eveneens geaccepteerd, bijvoorbeeld uit beleggingen of zelfs onroerend goed. Je dient hier wel schriftelijk bewijs van te overleggen.
Als je geen inkomsten hebt, moet je aantonen over voldoende reserve (spaargeld) te beschikken. Afhankelijk van de regio gaat het dan om een bedrag van €7.000 of €9.000. Ook hierin kan het bedrag van provincie tot provincie en zelfs van ambtenaar tot ambtenaar verschillen.
Je moet deze tegoeden aantonen aan de hand van een gestempeld certificaat van de bank. Op een document met een digitale handtekening hoeft geen stempel te staan.
Naast de beschikking over een minimuminkomen of voldoende spaartegoeden, moet je verzekerd zijn voor ziektekosten. Je kunt bijvoorbeeld aantonen dat je gedekt bent door een buitenlands ziekenfonds of een mutualiteit (België), of een particuliere zorgverzekering (Nederland). Hiervoor heb je document S1/formulier 121 nodig van de verzekeraar. Maar een Spaanse particuliere verzekering voldoet natuurlijk ook.
De inschrijving doe je met het formulier EX-18.
Studenten
Als je als student naar Spanje komt, moet je ingeschreven staan bij een door de overheid erkende onderwijsinstelling. Daarnaast moet je ook in dit geval aantonen over voldoende inkomsten te beschikken en verzekerd te zijn tegen ziektekosten, zoals hierboven uitgelegd. Als je deelneemt aan een Europees uitwisselingsprogramma, zoals bijvoorbeeld Erasmus, wordt ervan uitgegaan dat je aan deze laatste voorwaarden voldoet. Je hoeft dan verder geen bewijsstukken voor inkomsten of ziektekosten te overleggen.
Studenten schrijven zich in als vaste resident door middel van formulier EX-18. Overigens zijn er veel provincies waar je als student, ongeacht de duur van je verblijf, alleen een NIE kunt krijgen en geen certificado de registro.
Familieleden
Ook familieleden van de kostwinner die de residencia aanvraagt, komen in aanmerking om resident te worden in Spanje. Het gaat dan over de volgende familiebanden:
- Een partner waarmee een huwelijk is aangegaan.
- Kinderen tot 21 jaar van de persoon zelf of van de partner waarmee een huwelijk of geregistreerd partnerschap is aangegaan.
- Kinderen ouder dan 21 jaar die afhankelijk zijn van de persoon zelf of van de partner waarmee een huwelijk of geregistreerd partnerschap is aangegaan. Deze kinderen moesten al afhankelijk zijn in het land van herkomst.
- Ouders van de persoon zelf of van de partner waarmee een huwelijk of geregistreerd partnerschap is aangegaan.
Familieleden die zelf ook uit de EU komen, volgen dezelfde procedure voor de aanvraag als de hoofdaanvrager, maar kunnen deze procedure pas doorlopen als de hoofdaanvrager al in is geschreven. Zij moeten namelijk een kopie van de certificado de registro van de hoofdaanvrager bij hun aanvraag voegen.
Familieleden (partners) uit een land buiten de EU moeten formulier EX-19 invullen. Doe in dat laatste geval de aanvraag nooit zelf, en zoek altijd professionele ondersteuning. Een kleine fout extreem grote gevolgen hebben in dit geval.
Procedure aanvraag certificado de registro
De certificado de registro vraag je aan bij de Policia Nacional in de provincie waar je woont. Je gebruikt hiervoor formulier EX-18 en om de leges te betalen heb je formulier 790-012 nodig.
Je moet de aanvraag in eigen persoon indienen, je kunt hier geen volmacht voor afgeven aan iemand anders.
In de gids hieronder leggen we stap-voor-stap uit hoe je het certificado de registro (of residencia) aanvraagt.
Wil je zelf je NIE regelen, maar loop je vast tijdens de procedure?
In onze startersgids NIE, residencia, burgerlijke stand, consulaat en verkiezingen laten we overzichtelijk zien hoe je de nodige formulieren moet invullen, hoe je de afspraak maakt, welke documenten je mee moet nemen en hoe je de afspraak zo soepel mogelijk laat verlopen.
Zoals met alles in Spanje, hangt bij de aanvraag veel af van het kantoor waar je bent en van de beambte die je tegenover je hebt zitten. Waar de een zonder problemen je aanvraag aanneemt, kan een ander je meer documenten vragen, of je aanvraag zelfs afwijzen om de kleur pen die je hebt gebruikt om het aanvraag in te vullen. Het is dan ook eerder regel dan uitzondering dat je niet voldoende hebt aan een enkele afspraak, maar een tweede of zelfs een derde keer terug zal moeten naar het politiekantoor.
Van Your Catalan Contact raden we aan om zoveel mogelijk documenten mee te nemen. Het kan zijn dat ze er niet eens naar kijken, maar het is ook goed mogelijk dat ze net naar dat ene document vragen waarvan je het niet verwacht.
Documenten
Alle documenten die je bij het aanvraagformulier moet inleveren, dienen in het Spaans opgesteld te zijn. Als je dus bijvoorbeeld een bewijs van inkomen uit een uitkering hebt, maar dit bewijs is in het Nederlands, dan moet je het laten vertalen. Dit mag niet zomaar een vertaling zijn, dit moet een officiële beëdigde vertaling zijn.
Uitzondering hierop zijn documenten die in heel Europa door overheden worden erkend. Een voorbeeld hiervan is het document S1/121 formulier dat een ziektekostenverzekeraar afgeeft als bewijs van verzekering. Hoewel dat in jouw geval in het Nederlands of Engels zal zijn, hoef je hier geen vertaling van te overhandigen.
Hou er verder rekening mee dat de politie van alle documenten een papieren versie wil zien, en als het even kan de originele versie. Hoe meer handtekeningen en stempels, hoe beter. Ook hier geldt dat het goed kan zijn dat ze er niet naar kijken, maar als je ze niet hebt loop je toch groot risico met onverrichte zaken weer weggestuurd te worden.
Begeleiding
Als het voor jou geen probleem is om twee of drie keer naar het kantoor te gaan, dan kan je deze aanvraag prima zelf doen. Sterker nog: het is zelfs aan te raden. We merken namelijk dat het voor veel mensen een goede kennismaking met Spanje is. Het land is meer dan alleen wuivende palmbomen, prachtige landschappen en interessante mensen. De realiteit van Spanje bestaat ook uit trage procedures en kantoren waar de airco net wat te koud staat om lang in de wachtkamer te kunnen zitten. Bovendien is het verreweg de goedkoopste oplossing om het zelf te doen.
Het is daarentegen ook geen schande om ondersteuning te zoeken bij de aanvraag, of hem zelfs grotendeels uit te besteden. Er kunnen veel redenen zijn om dit te doen. Je hebt geen tijd om zelf de aanvraag voor te bereiden, je situatie is wat ingewikkelder waardoor je andere documenten nodig hebt dan de meeste mensen of je kan geen vertaler vinden. In al deze gevallen en meer kan je ondersteuning of uitbesteding overwegen.
Je kan de aanvraag uitbesteden aan een advies- of administratiekantoor dat hierin gespecialiseerd is. De kosten bedragen dan tussen de 100 en de 170 euro. Zij brengen alle papieren voor je op orde, zodat je alleen nog maar zelf naar de afspraak hoeft. Heb je helemaal haast en wil je absoluut niet het risico lopen dat je ondanks de tussenkomst van een gespecialiseerd bedrijf nog een tweede keer naar het politiekantoor moet, dan kan je ook een advocaat in dienst nemen. Onze ervaring is dat de kosten hiervoor rond de 350 euro bedragen.
Dit lijken allemaal hoge kosten, maar het bespaart je wel meerdere keren op en neer te moeten rijden naar het politiekantoor, veel gedonder met het verzamelen van de juiste documenten en het weken achtereen proberen een afspraak te bemachtigen.
Verdere vragen? Ondersteuning nodig?
Voor verdere vragen of opmerkingen over het inschrijven als residente permanente, kan je ons contacteren op info@yourcatalancontact.com.
Als je denkt ondersteuning nodig te hebben of als je het voorbereiden van de aanvraag helemaal uit handen wilt geven, dan vind je hieronder de link naar onze dienstenpagina waar we uitleggen wat wij precies voor je kunnen doen en wat dat kost.
Ook als je graag op de hoogte wilt blijven van onze laatste artikelen over de Spaanse bureaucratie, kan je je opgeven voor onze nieuwsbrief.
Knettergek van de Spaanse bureaucratie? Klaar met al die regeltjes en voorwaarden? Kan je geen formulier meer zien? Geen paniek!
Wij van yourcatalancontact kunnen grotendeels het proces van aanvragen van je overnemen. We bereiden het volledige dossier voor, controleren alle documenten en maken de afspraak bij de Policía Nacional, zodat je er alleen nog maar naartoe hoeft te gaan om de aanvraag af te ronden!
Dit artikel is geschreven door Maarten Rinsema van Your Catalan Contact, specialist in emigratie naar Spanje, Spaanse bureaucratie, emigratie naar Spanje en de aanvraag van het certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea of residencia.
Heel graag verneem ik wat we nu juist moeten doen voor een Belgisch student woonachtig in Amsterdam die gaat studeren aan universiteit in Madrid. Dus blijft ingeschreven in NL, huurt in Madrid. Ene zegt NEI aanvragen. dan lees ik weer eerst registratie (certificado de Empadronamiento verplicht, wat verder staat dat REI dan niet moet want NEI komt er automatisch bij na registratie- zie even de bomen door het bos niet meer. Dank je wel. Graag jullie verduidelijking.
Hallo Ellen,
Wat deze persoon zou moeten doen, hangt van een aantal zaken af, en om te beginnen de duur van het verblijf in Madrid.
Als het om een Erasmus-uitwisseling gaat, de universiteit vraagt niet om een NIE, de woonruimte is reeds geregeld, en de student is niet van plan een bijbaan te nemen, dat is het niet van heel groot belang een NIE aan te vragen.
Groet,
Maarten
Hallo,
Ben inmiddels 4 maanden in Spanje
Heb inmiddels mijn NIE nummer ook een verzekering bij de seguridad social
Is het voldoende als ik de bankgegevens in mijn telfoon laat zien?
Met hierop mijn UWV uitkering en spaar te goed
Met vriendelijke groet,
Aalt
Hallo Aalt,
Nee, alle ondersteunende documenten bij de aanvraag moeten op papier worden aangeboden.
Maarten
Heb inmiddels mijn groene kaart
Had alle benodigde documenten mee genomen, waaronder ook de laatste 4 maanden van mijn bankgegevens wbt miojn inkomen
Tot mijn verbazing moesten ze ook een uitgeprinkt overzicht hebben wat of ik de laaste 3 maanden had uitgegeven in Spanje
Ik moest dus van uit het buro naar de caixabank in Elda daar de prints laten maken en toen was het oke
Dus voor andere is dit misschien een tip voor als je ook naar Elda gaat