Als je langer dan 3 maanden in Spanje verblijft, moet je wettelijk gezien resident worden. Dat is een aanpassing van je verblijfsstatus zodat je langere tijd in het land kan wonen. De residencia is wat anders dan een verblijfsvergunning. Omdat Spanje deel uitmaakt van de schengenzone, heb je die niet nodig. Toch zijn er een aantal voorwaarden verbonden aan permanent of semi-permanent verblijf.
Het groene kaartje dat je ontvangt bij de inschrijving, noemt men vaak onterecht “NIE”. En je laten inschrijven als resident heet in de volksmond ook wel residencia. Dit wordt vaak verward met residencia fiscal, oftewel met fiscaal inwonderschap in Spanje.
Kortom, net als met de NIE, wat we vorige week hebben gezien, levert het begrip residencia de nodige verwarring op. In dit artikel bekijken we wat de “residencia” precies is. Let op: de informatie in dit artikel is uitsluitend van toepassing op burgers afkomstig uit het Schengengebied. Voor personen met een andere nationaliteit, bijvoorbeeld uit Suriname of Marokko, geldt een andere procedure.
¿Benieuwd? ¡Vamos!
Certificado de registro
Zoals gezegd, als je langer dan drie maanden aaneengesloten in Spanje woont, wordt je gezien als vaste inwoner, een residente permanente. Je bent dan wettelijk verplicht je in te schrijven in het Registro de Residentes Permanentes, het “Register van Permanente Inwoners”.
Als bewijs van inschrijving ontvang je een groen papier met een uitneembaar kaartje. Dit papier heet het certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea. Vertaald naar het Nederlands, is dat het “registratiecertificaat van een E.U.-burger”. Veel Nederlanders en Belgen noemen dit document de residencia. Dit document is in eerste instantie vijf jaar geldig. Als je dan nog in Spanje woont en je vraagt een verlenging aan, dan is het onbeperkt geldig.
Men is overigens vrij flexibel in de verplichting het kaartje aan te vragen in de eerste 3 maanden dat je in Spanje woont, maar wacht er niet te lang mee.
Het certificado de registro is een erg kwetsbaar stukje papier en omdat je het altijd bij je draagt, raakt het snel beschadigd. Veel mensen laten het dan ook plastificeren. Hoewel dat officiëel niet mag, is het een goed idee om het kaartje in goede staat te houden.
NIE
Als je nog geen NIE (Número de Identidad de Extranjero, letterlijk “Buitenlanderidentiteitsnummer”) hebt op het moment van inschrijving als residente permanente, krijg je er op dat moment eentje toegewezen. Je hoeft niet apart een NIE aan te vragen. Als je al wel een NIE had, komt dat nummer op het document te staan.
Mogelijk heb je een NIE nodig terwijl je niet van plan bent langer dan drie maanden aaneengesloten in Spanje te verblijven. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als je een tweede woning wilt kopen of als je stage gaat lopen. Je vraagt in die gevallen geen certificado de registro aan. Onderaan dit artikel vind je een link naar een gids waarin we uitleggen hoe je dat doet.
Spraakverwarringen
Nederlanders en Belgen noemen de certificado de registro meestal de residencia, maar deze benaming is eigenlijk niet juist. Een residencia is een verblijfsvergunning. Als burger van een Schengenland hoef je die niet aan te vragen. Spanjaarden zelf noemen het dan ook niet zo. In dit artikel zullen we dus het woord residencia vermijden.
Spanjaarden noemen het kaartje vaak kortweg NIE. Ook dit is niet juist. NIE is je identificatienummer dat op het kaartje staat, niet het kaartje zelf.Maar als je naar je NIE wordt gevraagd, en je bent al in bezit van dit kaartje, dan is dit wat je moet laten zien.
Zowel Spanjaarden als buitenlanders noemen het certificado de registro tenslotte ook wel “permanente NIE”. Twee weken geleden hebben we gezien dat ook deze benaming niet klopt: een NIE is je leven lang geldig en staat eigenlijk los van het certificado de registro.
Wat men eigenlijk bedoelt met “tijdelijke” en “permanente” NIE kan je lezen in ons artikel Een NIE nummer: wat is het en waarom een aanvragen?. In dat artikel vind je sowieso alle informatie die je mogelijk nodig hebt over de NIE.
Nationaliteit
Resident worden in Spanje betekent niet dat je de Spaanse nationaliteit aanvraagt. Het paspoort of de identiteitskaart van je land van herkomst blijft je officiële identiteitsbewijs. Het certificado de registro is alleen geldig in combinatie met je officiële Belgische of Nederlandse identiteitsbewijs.
Fiscaal resident
Als je meer dan 183 dagen per kalenderjaar in Spanje verblijft, word je naast je inschrijving in het Registro de Residente Permanente ook fiscaal resident. Dit betekent dat je dan je belasting in Spanje moet gaan betalen.
Ook hier bestaat veel onduidelijkheid over. Op facebook zal je vaak uitspraken zien in de trant van “als je de residencia hebt, moet je in Spanje belasting betalen”. Dit is niet per definitie waar. Los van het feit dat het document certificado de registro heet, en geen residencia, zijn de criteria verschillend.
De certificado de registro moet je aanvragen als je drie maanden of langer aaneengesloten in Spanje verblijft, zonder daarbij rekening te houden met het kalenderjaar. Fiscaal resident ben je pas als je 183 dagen in een kalenderjaar in Spanje bent. Dat hoeft dan weer niet aaneengesloten te zijn. Het gaat erom dat je in een jaar meer wèl, dan niét in Spanje verblijft.
Het zijn dan ook twee verschillende zaken. De certificado de registro gaat over je verblijfsstatus in Spanje. Het fiscaal residentschap heeft te maken met belastingplicht.
Aandachtspunten als je geen fiscaal resident bent
Dat gezegd zijnde, op het moment dat je je als (semi-)permanente inwoner bij de Policía Nacional laat registreren om het certificado de registro te krijgen, geeft de politie wel aan de belastingdienst door dat je het land bent binnengekomen om er te wonen. Als je Spanje dus weer verlaat vòòr je er fiscaal resident zou worden (183 dagen in een kalenderjaar), en je wilt onaangename verrassingen voorkomen, is het dus zaak om je bij je vertrek ook weer uit te laten schrijven bij de Policia Nacional.
Dit is over het algemeen het meest van belang voor stagiaires. Maar ook andere personen die minder dan 6 maanden in een kalenderjaar in Spanje zijn, moeten hier rekening mee houden.
Welke voorwaarden zijn er verbonden aan het verkrijgen van het certificado de registro (“residencia”)?
Zoals we al gezien hebben, is de eerste voorwaarde om resident te worden dat je drie maanden of meer aaneengesloten in Spanje verblijft. Deze vereiste staat echter niet in steen gebeiteld.
Als je door omstandigheden een paar weken of zelfs maanden over deze termijn heen gaat, is er niets aan de hand. Er is geen actief toezicht en handhaving. Maar laat die situatie niet te lang duren. Het kan op langere termijn tot onvoorziene en grote problemen leiden, onder andere bij je bank, de belastingdienst, de verkeersdirectie DGT, de sociale verzekeringen… en ga zo maar door.
Om er zeker van te zijn dat je geen last wordt voor de Spaanse staat, zijn er nog een aantal andere vereisten voor de aanvraag van het certificado de registro. Deze vereisten hebben te maken met je inkomsten en met ziektekosten. Het spreekt voor zichzelf dat als je niet aan deze vereisten voldoet, je in theorie ook niet langer dan drie maanden aaneengesloten in Spanje mag verblijven.
Werknemers en zelfstandigen
Als je in Spanje werkt, gaat men er vanuit dat je voldoet aan de vereisten voor wat betreft je inkomen. Dit geldt voor zowel werknemers in loondienst, als voor zelfstandigen die in Spanje ingeschreven staan in het handelsregister. Omdat je als werknemer ook automatisch in het Spaanse ziekenfonds zit, heb je voldoende dekking van je ziektekosten. Je hoeft dan dus alleen aan te tonen dat je in Spanje werkt. Zie de paragraaf over documenten om te weten hoe je dat doet.
Werknemers en zelfstandigen die voldoen aan de voorwaarden om zich in te kunnen schrijven als vaste inwoner van Spanje, doen dit door middel van het formulier EX-18.
Personen zonder inkomen in Spanje
Indien je geen inkomen hebt in Spanje, moet je aantonen dat je in je eigen onderhoud en dat van je familie kunt voorzien. Dit kan door middel van alle mogelijke vormen van inkomen.
Inkomsten uit uitkeringen en pensioen komen het meeste voor. Hoewel dit door de vreemdelingendienst van geval tot geval zal worden bekeken, is de vuistregel dat je over een inkomen van tenminste €7.000 per persoon in het huishouden op jaarbasis moet beschikken. Let op: er zijn provincies in Spanje waar ze andere bedragen hanteren, en zoals gezegd, de behandelend ambtenaar mag bij de aanvraag om een ander bedrag vragen als hij of zij dat van toepassing vindt.
Inkomsten uit kapitaal worden eveneens geaccepteerd, bijvoorbeeld uit beleggingen of zelfs onroerend goed. Je dient hier wel schriftelijk bewijs van te overleggen.
Als je geen inkomsten hebt, moet je aantonen over voldoende reserve (spaargeld) te beschikken. Afhankelijk van de regio gaat het dan om een bedrag van €7.000 of €9.000. Ook hierin kan het bedrag van provincie tot provincie en zelfs van ambtenaar tot ambtenaar verschillen.
Je moet deze tegoeden aantonen aan de hand van een gestempeld certificaat van de bank. Op een document met een digitale handtekening hoeft geen stempel te staan.
Naast de beschikking over een minimuminkomen of voldoende spaartegoeden, moet je verzekerd zijn voor ziektekosten. Je kunt bijvoorbeeld aantonen dat je gedekt bent door een buitenlands ziekenfonds of een mutualiteit (België), of een particuliere zorgverzekering (Nederland). Hiervoor heb je document S1/formulier 121 nodig van de verzekeraar. Maar een Spaanse particuliere verzekering voldoet natuurlijk ook.
De inschrijving doe je met het formulier EX-18.
Studenten
Als je als student naar Spanje komt, moet je ingeschreven staan bij een door de overheid erkende onderwijsinstelling. Daarnaast moet je ook in dit geval aantonen over voldoende inkomsten te beschikken en verzekerd te zijn tegen ziektekosten, zoals hierboven uitgelegd. Als je deelneemt aan een Europees uitwisselingsprogramma, zoals bijvoorbeeld Erasmus, wordt ervan uitgegaan dat je aan deze laatste voorwaarden voldoet. Je hoeft dan verder geen bewijsstukken voor inkomsten of ziektekosten te overleggen.
Studenten schrijven zich in als vaste resident door middel van formulier EX-18. Overigens zijn er veel provincies waar je als student, ongeacht de duur van je verblijf, alleen een NIE kunt krijgen en geen certificado de registro.
Familieleden
Ook familieleden van de kostwinner die de residencia aanvraagt, komen in aanmerking om resident te worden in Spanje. Het gaat dan over de volgende familiebanden:
- Een partner waarmee een huwelijk of een geregistreerd partnerschap is aangegaan.
- Kinderen tot 21 jaar van de persoon zelf of van de partner waarmee een huwelijk of geregistreerd partnerschap is aangegaan.
- Kinderen ouder dan 21 jaar die afhankelijk zijn van de persoon zelf of van de partner waarmee een huwelijk of geregistreerd partnerschap is aangegaan. Deze kinderen moesten al afhankelijk zijn in het land van herkomst.
- Ouders van de persoon zelf of van de partner waarmee een huwelijk of geregistreerd partnerschap is aangegaan.
Familieleden die zelf ook uit de EU komen, volgen dezelfde procedure voor de aanvraag als de hoofdaanvrager, maar kunnen deze procedure pas doorlopen als de hoofdaanvrager al in is geschreven. Zij moeten namelijk een kopie van de certificado de registro van de hoofdaanvrager bij hun aanvraag voegen.
Familieleden (partners) uit een land buiten de EU moeten formulier EX-19 invullen. Doe in dat laatste geval de aanvraag nooit zelf, en zoek altijd professionele ondersteuning. Een kleine fout extreem grote gevolgen hebben in dit geval.
Procedure aanvraag certificado de registro
De certificado de registro vraag je aan bij de Policia Nacional in de provincie waar je woont. Je gebruikt hiervoor formulier EX-18 en om de leges te betalen heb je formulier 790-012 nodig.
Je moet de aanvraag in eigen persoon indienen, je kunt hier geen volmacht voor afgeven aan iemand anders.
In de gids hieronder leggen we stap-voor-stap uit hoe je het certificado de registro (of residencia) aanvraagt.
Wil je zelf je NIE regelen, maar loop je vast tijdens de procedure?
In onze startersgids NIE, residencia, burgerlijke stand, consulaat en verkiezingen laten we overzichtelijk zien hoe je de nodige formulieren moet invullen, hoe je de afspraak maakt, welke documenten je mee moet nemen en hoe je de afspraak zo soepel mogelijk laat verlopen.
Zoals met alles in Spanje, hangt bij de aanvraag veel af van het kantoor waar je bent en van de beambte die je tegenover je hebt zitten. Waar de een zonder problemen je aanvraag aanneemt, kan een ander je meer documenten vragen, of je aanvraag zelfs afwijzen om de kleur pen die je hebt gebruikt om het aanvraag in te vullen. Het is dan ook eerder regel dan uitzondering dat je niet voldoende hebt aan een enkele afspraak, maar een tweede of zelfs een derde keer terug zal moeten naar het politiekantoor.
Taal
Alle documenten die je bij het aanvraagformulier moet inleveren, dienen in het Spaans opgesteld te zijn. Als je dus bijvoorbeeld een bewijs van inkomen uit een uitkering hebt, maar dit bewijs is in het Nederlands, dan moet je het laten vertalen. Dit mag niet zomaar een vertaling zijn, dit moet een officiële beëdigde vertaling zijn.
Uitzondering hierop zijn documenten die in heel Europa door overheden worden erkend. Een voorbeeld hiervan is het document S1/121 formulier dat een ziektekostenverzekeraar afgeeft als bewijs van verzekering. Hoewel dat in jouw geval in het Nederlands of Engels zal zijn, hoef je hier geen vertaling van te overhandigen.
Begeleiding
Als het voor jou geen probleem is om twee of drie keer naar het kantoor te gaan, dan kan je deze aanvraag prima zelf doen. Sterker nog: het is zelfs aan te raden. Het is namelijk een goede kennismaking met Spanje. Het land is meer dan alleen wuivende palmbomen, prachtige landschappen en interessante mensen. De realiteit van Spanje bestaat ook uit trage procedures en kantoren waar de airco net wat te koud staat om lang in de wachtkamer te kunnen zitten. Bovendien is dit verreweg de goedkoopste oplossing.
Het is daarentegen ook geen schande om ondersteuning te zoeken bij de aanvraag, of het zelfs grotendeels uit te besteden. Er kunnen veel redenen zijn om dit te doen. Je hebt geen tijd om zelf de aanvraag voor te bereiden, je situatie is wat ingewikkelder waardoor je andere documenten nodig hebt dan de meeste mensen of je kan geen vertaler vinden. In al deze gevallen en meer kan je ondersteuning of uitbesteding overwegen.
Je kan de aanvraag uitbesteden aan een advies- of administratiekantoor dat hierin gespecialiseerd is. De kosten bedragen dan tussen de 100 en de 170 euro. Zij brengen alle papieren voor je op orde, zodat je alleen nog maar zelf naar de afspraak hoeft. Heb je helemaal haast en wil je absoluut niet het risico lopen dat je ondanks de tussenkomst van een gespecialiseerd bedrijf nog een tweede keer naar het politiekantoor moet, dan kan je ook een advocaat in dienst nemen. De kosten hiervoor bedragen rond de 300 en 350 euro.
Dit lijken allemaal hoge kosten, maar je bespaart je wel meerdere keren op en neer rijden naar het politiekantoor, veel gedonder met het verzamelen van de juiste documenten en het weken achtereen proberen een afspraak te bemachtigen.
Verdere vragen? Ondersteuning nodig?
Voor verdere vragen of opmerkingen over het inschrijven als residente permanente, kan je ons contacteren op info@yourcatalancontact.com.
Als je denkt ondersteuning nodig te hebben of als je het voorbereiden van de aanvraag helemaal uit handen wilt geven, dan vind je hieronder de link naar onze dienstenpagina waar we uitleggen wat wij precies voor je kunnen doen en wat dat kost.
Ook als je graag op de hoogte wilt blijven van onze laatste artikelen over de Spaanse bureaucratie, kan je je opgeven voor onze nieuwsbrief.
Knettergek van de Spaanse bureaucratie? Klaar met al die regeltjes en voorwaarden? Kan je geen formulier meer zien? Geen paniek!
Wij van yourcatalancontact kunnen grotendeels het proces van aanvragen van je overnemen. We bereiden het volledige dossier voor, controleren alle documenten en maken de afspraak bij de Policía Nacional, zodat je er alleen nog maar naartoe hoeft te gaan om de aanvraag af te ronden!
Klik op de afbeelding, of klik hier voor meer informatie.
Is het verlengen na 5 jaar berplicht of verstandig
Het is verplicht, maar op dit moment is het nog zo dat als je het niet doet, er geen haan naar al kraaien.
Ik overweeg tzt het fiscale Resident schap aan te vragen. Ik hoor dat er veel voordelen aanzitten. Met name besparing op vermogensbelasting (box 3) en betere gezondheidszorg. Ik ben nog weinig tegengekomen wat de evt. nadelen zijn aan voornoemde status. Hebben jullie een artikel over de voor en nadelen?
Hallo Peter,
Het fiscaal residentschap is niet iets wat je aan kan vragen. Daar bestaan zowel in Nederland als in Spanje duidelijke regels voor, en je voldoet aan die regels, of niet.
Meer informatie over het fiscaal residentschap vind je in ons artikel: “Fiscaal resident in Spanje: wat betekent dat? Een uitleg”.
De politie wilt mijn inkomen van de laatste maanden gestort zien op een Spaanse bankrekening. Bij mijn man was de Ned. bankrekening geen probleem en hij kreeg zonder probleem zijn “green card”. Als ze het op een Spaanse rekening willen zien gaat er weer min. 4 mnd overheen. Eerst rekening openen en dan 3 mnd. storten. Ik vraag me af of dat de normale gang van zaken is hier want van die bureaucratie regeltjes wordt ík ondertussen behoorlijk kriegelig, er is altijd wel wat niet goed hoe zorgvuldig je ook alles aanlevert. Ik heb het nu maar uit handen gegeven. Inloggen om een afspraak te maken is ook geen doen, 3 mnd wachttijd.
In principe moet het inkomen inderdaad op een Spaanse bankrekening ontvangen worden. De meeste behandelende agenten zijn hier echter soepel in, maar zoals je zelf hebt mogen ondervinden, niet allemaal. De kans is groot dat als je bij een volgende afspraak op een andere agent was gevallen, het geen probleem was geweest.
Beste ik heb in voorbereiding tot, informatie opgevraagd bij de pensioendienst ambtenaren. Bij ons zou dit al een probleem zijn dan want als wij het ambtenarenpensioen laten storten op de Spaanse rekening, wat onze bedoeling was, moeten wij maandelijks een bewijs van leven doorsturen 🥴
Afhankelijk van de regio hoeft het niet nodig te zijn het inkomen op een Spaanse rekening te ontvangen, maar kan je volstaan met het overleggen van een vertaalde jaaropgave.
Wat is een empadronomiente ? Ik ben geen resident maar heb toch genoemd document.
Een empadronamiento is een inschrijving bij de gemeente. Voor bepaalde instanties, zoals de belastingdienst, kan dit wel degelijk gelden als bewijs dat je resident bent. De kans bestaat dan dat de belastingdienst vaststelt dat je belastingplichtig bent in Spanje. Als je geen resident bent en dat ook niet wilt zijn, is het zaak je weer uit te schrijven bij de gemeente.
Wat te doen als je je groen kaartje bent verloren. Heb wel nog een copy.
Hallo Carine,
je moet dan een nieuw groen kaartje aanvragen, en daarvoor zijn de vereisten hetzelfde als voor de eerste aanvraag (aantonen dat je over voldoende financiële middelen en zorgdekking beschikt).
graag lees ik mee naar de antwoorden
Goedemorgen,
Ik heb een bedrijf in NL waar ik inkomen uit heb (op NL bankrekening). Hoe kan ik mijn inkomen aantonen?
Moet ik mij uit NL uitschrijven om residencia aan te vragen?
Thanks!
Hallo Etienne,
Heb je een bedrijf, of ben je ZZP-er. En in het geval dat het een bedrijf is, heb je jezelf op de loonlijst staan, of ben je aandeelhouder?
Goedemorgen,
Wij hebben een vof in Nederland waar wij inkomsten mee genereren. We staan niet op de loonlijst maar zijn beiden vennoten dus het is afhankelijk van de opbrengst. Wij hebben het bedrijf niet geregistreerd in Spanje. In dit geval vermoed ik dat we ons registreren als personen zonder inkomen, is het niet? Dient het spaarvermogen dan op een Spaanse bankrekening te staan? En waaraan dient de particuliere verzekering in Spanje aan te voldoen? Wordt elke verzekering geaccepteerd en met of zonder eigen risico?
Bedankt voor de antwoorden.
gr
Kirsten
Hallo Kirsten,
het klopt dat je je dan registreert als personen zonder inkomen, met voldoende spaargeld op een Spaanse bankrekening, en een particuliere verzekering zonder eigen risico en tenminste een jaar vooruit betaald.
Als ik op verschillende plekken in Spanje zal verblijven (voor langer dan 3 maanden), kan ik mij dan inschrijven in het Registro de Residentes Permanentes zonder een woonadres op te geven? M.a.w. kan ik een Residente Permanente zijn zonder mij in te schrijven op een verblijfsadres?
Hallo Carmen,
Nee, dat is niet mogelijk. Voor de residencia of groene NIE heb je een vaste woon- of verblijfplaats nodig in Spanje.
Kan je deze aanvraag ook doen als je nog niet 3 maanden in Spanje woont maar wel graag een huis wilt kopen en langer wilt verblijven?
In kort: zijn de 3 maanden een minimum ?
Hallo Tom,
Dat is per provincie verschillend. Wel moet je in alle gevallen al in Spanje wonen en bij de gemeente ingeschreven staan.