Als er een vraag is die vaak terugkomt bij al het papierwerk dat je moet regelen bij een verhuizing naar Spanje, dan is het wel: “is er een stappenplan?” Je moet zoveel in orde brengen, dat je soms door de bomen het bos niet meer ziet. En daar komt bij dat het ook nog in een specifieke volgorde moet gebeuren. Anders sta je ergens aan een balie en ontbreken er allerlei documenten, omdat je andere inschrijvingen nog niet hebt gedaan.
In dit artikel bekijken we in welke volgorde je de verschillende inschrijvingen en aanvragen in Spanje doet. Het artikel is hoofdzakelijk bedoeld voor mensen die naar Spanje verhuizen. En let op: dit stappenplan geeft slechts in grote lijnen weer hoe je het papierwerk rond je emigratie naar Spanje moet regelen. De situatie verschilt per regio en van persoon tot persoon, waardoor het allemaal net weer anders kan zijn. Maar hopelijk biedt de informatie in dit artikel wel een goede houvast.
¿Benieuwd? ¡Vamos!
De Spaanse situatie
Voor we het eigenlijke stappenplan voor je papierwerk gaan bekijken, eerst even een paar woorden over de organisatie van de bureaucratie in Spanje. Die is namelijk erg onoverzichtelijk. Veel Spanjegangers zitten binnen de kortste keren met de handen in het haar.
In Nederland en België zijn in- en uitschrijvingen erg goed geregeld. Je gaat naar de gemeente, en klaar. In Spanje daarentegen, heeft elke instantie een eigen register (meestal censo genoemd). Sommige van deze registers staan min of meer met elkaar in contact, maar de meeste niet.
Hierdoor is het inschrijven in Spanje niet iets wat je in een keer doet, maar meer een soort proces. Je moet je bij meerdere instellingen inschrijven, en dat gaat ook in een vaste volgorde. Je hebt vaak de documenten van een inschrijving nodig voor de volgende inschrijving.
De NIE
Het NIE nummer (Número de Identidad de Extranjero – buitenlanderidentiteitsnummer) is onmisbaar voor je leven in Spanje. Spanjaarden zelf hebben een zogenaamde DNI, en de NIE is daarvan de variant voor buitenlanders. Alle mogelijke instanties gebruiken dit identiteitsnummer: van de belastingdienst tot de supermarkt waar je een klantenkaart aan wilt vragen.
In het meest optimale geval zorg je dus dat je een NIE hebt vóór vertrek naar Spanje. Dat helpt bij het vinden van een woning, het zoeken naar werk, je inschrijving bij de volksverzekeringen en ga zo maar door. Het is dan ook verstandig deze aanvraag helemaal bovenaan te plaatsen in je stappenplan voor het papierwerk bij je emigratie naar Spanje.
Je kan in theorie ook zonder NIE naar Spanje vertrekken, en hem dan ter plekke aanvragen. Je maakt je start in Spanje dan wel onnodig ingewikkeld. Het gaat een stuk lastiger zijn om woonruimte te vinden. Ook vragen de meeste werkgevers een NIE om je een contract aan te kunnen bieden. Bovendien zit je dan in de eerste weken met de stress dat je deze aanvraag ook nog moet doen. Ter plekke is het een lastige aanvraag: afspraken zijn moeilijk te krijgen, en de voorwaarden voor afgifte zijn in de meeste provincies vrij streng. Tegenwoordig moet je een groot aantal bewijsstukken overleggen die aantonen waarom je wettelijk gezien een NIE nodig hebt.
Om meer te weten over het NIE nummer, lees ook ons artikel: Een NIE nummer: wat is het en waarom een aanvragen?
Wil je goed voorbereid op weg naar Spanje? Voor een vliegende start vraag je de NIE van tevoren aan.
Yourcatalancontact.com kan dat voor je doen, terwijl je zelf nog in Nederland bent! Je krijgt van ons een machtiging die je moet laten bekrachtigen in Nederland, wij zorgen voor de rest.
Empadronamiento
Eenmaal in Spanje is de eerste inschrijving in je stappenplan voor het papierwerk, het regelen van de empadronamiento. Dat betekent letterlijk: inschrijving in de padrón, het bevolkingsregister van de gemeente.
Deze inschrijving is belangrijk om een aantal redenen. De belangrijkste daarvan zijn het kunnen ontvangen van publieke zorg in je eigen gemeente, als je daar recht op hebt, en het onderwijs van je kinderen. Bovendien vragen veel andere instellingen om een inschrijvingsbewijs (certificado de empadronamiento of volante de empadronamiento).
In theorie is het mogelijk je bij de gemeente in te schrijven zonder NIE. Veel gemeentes zullen hier in de praktijk echter moeilijk over doen.
Voor meer informatie over deze inschrijving, lees ook ons artikel: Inschrijven bij een gemeente in Spanje of de “empadronamiento”.
Auto inschrijven
Als je de auto mee wilt nemen, is dit het moment om te beginnen met het importeren ervan. In de eerste 60 dagen na inschrijving bij de gemeente, kan je de hem namelijk invoeren als deel van de inboedel. Dat heeft twee voordelen.
In de eerste plaats hoeft de auto dan niet eerst in fabrieksstaat te worden hersteld. Met andere woorden: de trekhaak hoeft er niet af, getinte ruiten kan je laten zitten, etc. En als je de auto als deel van de inboedel meeneemt, ben je vrijgesteld van de kentekenbelasting. Dit maakt vooral uit voor grotere auto’s die wat meer CO2 uitstoten. Auto’s met een lage uitstoot zijn sowieso vrijgesteld van deze belasting.
Het invoeren van een auto in Spanje is dermate complex dat het een geheel eigen stappenplan nodig heeft: papierwerk, keuring, belastingen, en ga maar door. Voor een overzicht over dit proces lees je het best ons artikel: Een auto invoeren in Spanje: het kenteken omzetten.
De “Residencia”: Certificado de registro
Na de inschrijving bij de gemeente kan je ook werk gaan maken van de “Residencia”. Officiëel heet het document dat je dan krijgt de certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea (registercertificaat van een burger uit de EU). Het woord residencia voor dit document wordt eigenlijk alleen door Nederlandstaligen gebruikt. Spanjaarden, of anderstaligen, noemen dit document anders (meestal “(groene) NIE”, naar de kleur ervan).
Hiervoor ga je je bij de vreemdelingendienst of de Policía Nacional melden als recent aangekomen nieuwe inwoner van Spanje. Wettelijk gezien is dit verplicht binnen de eerste drie maanden na aankomst. In de praktijk gaat men hier heel soepel mee om. Er zijn zelfs kantoren waar ze vragen aan te tonen dat je al tenminste zes maanden in Spanje bent, voor ze je dit document geven.
Er zitten een aantal voorwaarden aan het aanvragen van de residencia, wat het een lastige stap maakt in je stappenplan voor je papierwerk in Spanje. Hoofdzakelijk moet je aantonen over voldoende financiële middelen te beschikken, en over zorgdekking. Hier zitten ook weer voorwaarden aan. Een loon verkregen uit een buitenlands arbeidscontract wordt bijvoorbeeld meestal niet geaccepteerd. Ook is de Nederlandse basiszorgverzekering niet goed om zorgdekking aan te tonen. Je doet er dus goed aan om in jouw situatie uit te zoeken welke papieren je precies nodig hebt.
Voor meer informatie over de residencia, lees ook ons artikel: Resident worden in Spanje: wie, wat en wanneer.
Wil je zelf je NIE, empadronamiento of residencia regelen, maar loop je vast tijdens de procedure?
In onze startersgids NIE, residencia, burgerlijke stand, consulaat en verkiezingen laten we overzichtelijk zien hoe je de nodige formulieren moet invullen, hoe je de afspraak maakt, welke documenten je mee moet nemen en hoe je de afspraak zo soepel mogelijk laat verlopen.
Belastingdienst (fiscaal resident)
Meestal (maar lang niet altijd) schrijft de Policia Nacional je ook in bij de belastingdienst. In de meeste gevallen hoef je je hier verder geen zorgen over te maken. Mocht de Policia Nacional dat niet hebben gedaan, dan wordt dat automatisch rechtgetrokken als je je eerste belastingaangifte doet.
De enige momenten dat dit wel een probleem op kan leveren, is bij de aankoop van de woning of het invoeren van de auto. Een (correcte) inschrijving bij de belastingdienst is dan nodig. Mocht tijdens een van die processen dus blijken dat de politie dit niet correct heeft gedaan, dan moet je het alsnog zelf doen.
Seguridad Social: de volksverzekeringen
Als je in Spanje gaat werken, kan je in de meeste gevallen deze stap overslaan, omdat je werkgever dit voor je kan doen. Maar als je een uitkering of pensioen ontvangt, moet je je registreren bij de Seguridad Social. Dit is zo’n beetje de meest bureaucratische instelling in Spanje, dus veel succes!
De Seguridad Social bestaat uit een aantal afdelingen. De belangrijkste zijn de Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) en het Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS). Bij de TGSS schrijf je je om het número de la Seguridad Social te ontvangen. Vervolgens gaat de INSS erover of je ook recht hebt op bijvoorbeeld publieke zorg. Daar moet je dus naartoe met je documenten uit Nederland en België die aantonen dat dat zo is (meestal de zgn S1).
Zorgpas
Als je je succesvol in hebt kunnen schrijven bij de Seguridad Social (let op: hier heeft niet iedereen recht op), kan je de zorgpas aan gaan vragen voor het publieke zorgstelsel. Dit gaat in alle regio’s anders. In sommige regio’s kan dit online, in andere regio’s moet je zelf naar het lokale Centro Médico toe. In regio’s waar het in principe online gaat, maar je komt er niet uit, kan je dat meestal trouwens ook gewoon doen.
Over de zorgpas lees je alles in ons artikel: Tarjeta sanitaria, de gezondheidspas in Spanje: een uitleg.
Ondersteuning
Van yourcatalancontact.com kunnen we je ondersteunen bij alle bovenstaande procedures, en nog veel meer. Voor meer informatie kan je terecht op onze dienstenpagina.
Wil je graag op de hoogte blijven over de Spaanse bureaucratie, omdat je bijvoorbeeld van plan bent te emigreren of er een twee woning te kopen? Hou onze facebookpagina goed in de gaten en schrijf je in op onze nieuwsbrief!
Als je vragen of opmerkingen hebt naar aanleiding van het bovenstaand, dan kan je contact met ons opnemen via ons contactformulier of door ons een mail te sturen op info@yourcatalancontact.com.
Hallo, wij hebben al deze stappen door lopen, en zijn inmiddels recident sinds enige jaren.
Wat echter toch niet eenvoudig bleek was de auto invoeren op inboedel, onze auto met vanaf fabriek ingebouwde goedgekeurde , met type goedekeuringscertificaat, electrische trekhaak stond niet bij de itv in het systeem en auto werd afgekeurd, terwijl er over onze achteraf aangebrachte donkere achterruiten niet werd gepraat, na tussenkomst juiste persoon en bmw werd auto alsnog goed gekeurd. Echter, na twee jaar kreeg hij weer apk keuring, de donkere autoruiten werden niet goed gekeurd, hier moest een extra certificaat voor aan gemaakt worden, extra kosten om hem goed gekeurd te krijgen, al met al liep het uit eindelijk allemaal wel goed, maar veel is wel afhankelijk van welke regio je woont.
Groet
Hey Maarten , alvast bedankt voor dit stappenplan. Het zal voor vele emigreerders naar Spanje een handig hulpmiddel zijn. Ikzelf ben sinds april 2024 verhuisd naar Spanje. Ik ben in orde met elke stap in uw aangegeven stappenplan.
NIE-nummer , empadronamiento Benalmadena , Certificado de registro (groene kaart) , Seguridad Social (DKV) en Residencia fiscal en Espana. Van de belastingsdienst Tributaria heb ik dit laatste attest aangekregen. De Belgische belastingsdienst had dit attest nodig voor mijn definitieve fiscale overgang naar Spanje. Ik was dus zeer tevreden toen ik hen dat attest kon bezorgen. Echter , dit bleek nog niet voldoende te zijn. Ik heb nog een attest Anexo V nodig. Dit attest kan ik op de website van Tributaria nergens vinden. Hebt u misschien daar ervaring mee ? of kan u mij meer informatie bezorgen over dit desbetreffend attest Anexo V. Alvast bedankt
Hallo Willem,
Eerlijk gezegd heb ik nog nooit van dat document “Anexo V” gehoord. Misschien kunt u best eens aan de Belgische instanties vragen welk document zij precies bedoelen, want ook bij naspeuren bij de Spaanse belastingdienst kan ik niets over dit document terugvinden.