Inschrijven bij een gemeente in Spanje of de “empadronamiento”

Inschrijven bij de gemeente in Spanje is niet alleen verplicht, maar ook onvermijdelijk als je er gaat wonen. Zonder uittreksel van het bevolkingsregister van de gemeente waar je woont, certificado de empadronamiento genoemd, krijg je namelijk niet veel gedaan.

Dat begint al met het inschrijven als resident in Spanje (ook wel bekend als residencia). Dit is verplicht als je langer dan drie maanden aaneengesloten in het land verblijft. Deze inschrijving wordt alleen geaccepteerd als je een uittreksel van het bevolkingsregister kunt overleggen.

Elke gemeente in Spanje heeft een eigen procedure voor het inschrijven in het bevolkingsregister. In dit artikel bespreken we hoe dit meestal in z’n werk gaat, en wat de gemeente waarschijnlijk van je verwacht.

Wat zijn de Padró d’habitants en certificat d’empadronament (of certificado de empadronamiento)?

De padrón municipal (of kortweg: padrón) is het bevolkingsregister van de gemeente. In het Catalaans heet dit padró d’habitants, maar in dit artikel zullen we de Spaanstalige benaming gebruiken. Inschrijving in dat register heet empadronamiento. Als bewijs van die inschrijving krijg je een certificado de empadronamiento mee (catalaans: certificat d’empadronament). Hoewel je ingeschreven blijft staan tot je uitschrijving, is dit document maar beperkt geldig, over het algemeen zo’n 3 weken.

Andere woorden voor certificado de empadronamiento zijn: volante de empadronamiento (catalaans: volant d’empadronament) of volante de residencia (catalaans: volant de residència, niet te verwarren met het certificado de residente permanente dat je legale verblijfsstatus in Spanje aantoont).

In het padrón zijn van elke inwoner de volgende gegevens opgenomen:

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Vaste verblijfplaats (volledig adres)
• Nationaliteit
• Geboorteplaats en -datum
• DNI of NIE nummer, of paspoortnummer
• Hoogst genoten opleiding

De volgende gegevens kan je op vrijwillige basis ook op laten nemen:

• Gemachtigden die een inwoner bij het padrón kunnen vertegenwoordigen
• Telefoonnummer
• Rijbewijs

Het padrón municipal is niet hezelfde als de burgerlijke stand (registro civil). Dit verschil is echter puur ambtelijk. Als burger hoef je er geen rekening mee te houden. Het is voldoende naar de gemeente te gaan en je in te schrijven in het padrón municipal. De gemeente zelf doet dan de rest.

De gegevens in het padrón worden dagelijks bijgewerkt. Hierdoor zijn de bevolkingsgegevens in Spanje altijd actueel. Het Spaanse instituut voor statistiek gebruikt deze gegevens om de ontwikkeling van de bevolking in kaart te brengen.

Wanneer moet je je inschrijven bij een gemeente in Spanje?

Het inschrijven in de padrón municipal is verplicht als je vaste woon- en verblijfplaats zich binnen een gemeente in Spanje bevindt. Dit is dus van toepassing als je voor langere tijd naar Spanje vertrekt. Als je je niet inschrijft in een gemeente waar je wel langere tijd verblijft, kan je dit een boete opleveren.

De Spaanse gemeentes mogen geen controles uitvoeren op de verblijfsstatus van de burgers die in de padrón geregistreerd staan. De padrón is dus puur een registratie. Mensen met een illegale verblijfsstatus kunnen zo ook ingeschreven staan. Dit betekent dat als je nog niet de residencia hebt, je je al wel kunt inschrijven bij een gemeente in Spanje.

Indien je in Spanje een tweede huis bezit waar je slechts enkele weken per jaar verblijft, dan hoef je je niet in te schrijven. Sommige gemeentes houden echter wel een register bij van mensen met een tweede huis op hun grondgebied. Je doet er dus in ieder geval goed aan om bij de gemeente na te vragen of ze je gegevens willen hebben.

Als je over meerdere huizen in Spanje beschikt, dan schrijf je je in bij de gemeente waar je de meeste tijd doorbrengt.

Het certificado de empadronamiento, bewijs van inschrijving in de padrón, moet je voor veel officiële documenten, aanvragen, inschrijvingen, en andere administratieve handelingen overleggen. Enkele voorbeelden hiervan (maar lang niet alle) zijn: het inschrijven als resident in Spanje, het omzetten van je rijbewijs, het verkrijgen van je ziekenfondskaart, het inschrijven van je kinderen bij een school.

Welke rechten en plichten zijn er verbonden aan empadronamiento?

Inschrijven bij een gemeente in Spanje geeft je uiteraard het recht gebruik te maken van de gemeentelijke voorzieningen. Als er voorzieningen in de gemeente ontbreken waar je wettelijk gezien wel recht op hebt, mag je die opeisen en dan moet de gemeente daar gehoor aan geven.

Daarnaast ben je stemgerechtigd in de gemeente, en kan je zelfs verkozen worden in de gemeenteraad. Je mag verzoekschriften indienen, en de gemeente moet je uitnodigen bij inspraakprocedures. Verder voorziet de wetgeving in nog een aantal andere rechten.

Onder de plichten valt onder meer het betalen van gemeentebelastingen, indien op jouw situatie van toepassing. Ook kan het gebeuren dat je opgeroepen wordt om deel uit te maken van een mesa electoral. Dit betekent dat je aan de stemtafel moet zitten gedurende verkiezingen om deze in goede banen te leiden.

Welke documenten zijn er nodig voor empadronamiento?

Voor de inschrijving in de padrón municipal, oftewel voor de empadronamiento, zijn over het algemeen de volgende documenten vereist. Let op: dit kan per gemeente verschillen. Neem dus eerst contact op met de gemeente om te weten wat nodig is.

• Het inschrijfformulier, te verkrijgen bij de gemeente. Vaak hoef je dit formulier niet vooraf op te halen en in te vullen, maar wordt het ingevuld ten tijde van de inschrijving en soms zelfs rechtstreeks in de computer door de ambtenaar.
• Een kopie van je paspoort of identiteitskaart. Je moet ook het origineel kunnen tonen.
• Als je een NIE nummer hebt of zelfs al een certificado de residente permanente, neem dit dan ook mee.
• Een bewijsstuk dat je in de gemeente woont. Dit kan je huurcontract zijn of een kopie van de koopacte. Als je zelf niet op het huurcontract staat, kan de verhuurder of de hoofdbewoner ook een getekende verklaring afgeven waar in staat dat je bij hem of haar inwoont of van hem of haar huurt. Sommige gemeentes, maar lang niet alle, hebben hier een apart formulier voor. Er zijn gemeentes waar de hoofdbewoner zelf ook de inschrijving in het padrón moet vernieuwen, om te vermelden dat je bij hem of haar in woont.
• Als je kinderen hebt, moet je van alle kinderen het origineel en kopietjes van de paspoorten of identiteitskaarten meebrengen.

Hoe gaat het inschrijven bij de gemeente in Spanje te werk?

Kosten

Het inschrijven bij een gemeente in Spanje is gratis.

Procedure

Voor het inschrijven bij een gemeente in Spanje kan je om te beginnen persoonlijk naar het gemeentehuis of een administratiekantoor van de gemeente toegaan. In de stad Barcelona ga je naar het stadsdeelkantoor: klik op deze link om te weten waar het kantoor van jouw district zich bevindt.

In de meeste gevallen moet je van tevoren een afspraak maken, vooral in verband met de coronapandemie. Dit kan aan de receptie van het gemeentehuis of districtskantoor, en vaak ook per telefoon of internet.

Tegenwoordig is het vaak ook mogelijk om je per internet of telefoon in te schrijven. De procedures daarvoor zijn per gemeente verschillend. Als je dit wilt doen, neem dan eerst contact op met de gemeente om te weten wat de mogelijkheden zijn.

Als je binnen Spanje verhuist, is het inschrijven alleen nodig in de gemeente waar je gaat wonen. Deze stelt de gemeente waar je eerder woonde op de hoogte van de wijziging. Als je binnen een gemeente verhuist, moet je de gegevens in de padrón ook laten actualiseren.

Als je uit Spanje weggaat, bijvoorbeeld terug naar Nederland of België, moet je je wel uit laten schrijven. Vergeet zeker niet dit te doen, omdat je anders voor onaangename verrassingen kan komen te staan.

Hoe krijg ik een nieuw bewijs van inschrijving?

Omdat het certificado de empadronamiento maar beperkt geldig is, meestal drie maanden, kan het gebeuren dat je opnieuw zo’n certificaat moet bemachtigen. In sommige gemeentes kan dit via internet. Overal kan het (ook) in het gemeentehuis in eigen persoon of door een gemachtigde persoon. Ook dit gaat meestal op afspraak, ook al duurt de handeling maar een paar minuten.

Er zijn geen kosten verbonden aan het ophalen van een nieuw certificado de empadronamiento.

Verdere vragen? Ondersteuning nodig? Of het inschrijven bij de gemeente in Spanje uitbesteden?