Veel mensen die naar Spanje verhuizen, overwegen zich in te schrijven als zelfstandige. Daar kunnen meerdere redenen voor zijn. Ze werken in Nederland of België al als zelfstandige of ZZP-er, en willen daar na hun emigratie graag mee doorgaan. Of de emigratie maakt deel uit van een project om hun hele leven om te gooien, en ze grijpen het aan om eindelijk eens voor zichzelf te werken.
Jezelf inschrijven als zelfstandige gaat in Spanje totaal anders dan in België of Nederland. Het is belangrijk daarbij in je achterhoofd te houden dat die inschrijving wat tijd in beslag neemt. Begin er dus tijdig mee. En lees je op voorhand in op de procedure, ook als je de inschrijving wilt uitbesteden. Zo kom je niet voor onverwachte verrassingen te staan.
¿Benieuwd? ¡Vamos!
Auteur: Your Catalan Contact, Maarten Rinsema
Wanneer moet je je inschrijven?
Zodra je in Spanje structureel zelfstandig werkzaamheden uitvoert of inkomsten genereert, ben je in de meeste gevallen verplicht om je als autónomo in te schrijven.
In verreweg de meeste gevallen ben je dan ook al fiscaal resident in Spanje als je meer dan 183 in een kalenderjaar in het land verblijft. In ons artikel Fiscaal resident in Spanje, wat betekent dat? Een uitleg lees je precies hoe dat zit. We leggen in dat artikel ook uit wanneer de Spaanse belastingdienst je als fiscaal resident beschouwt als je minder dan 183 dagen in het land bent.
Veel mensen die onder het Spaanse minimumloon factureren, of slechts sporadisch een dienst of product verkopen, vragen zich af of ze zich moeten inschrijven. Men kijkt echter niet naar de hoogte van je inkomsten. Ook als je weinig factureert, zal het moeten.
Als je slechts incidenteel een dienst levert of een product verkoopt, is het wat minder duidelijk. De inschrijving is verplicht als er een bepaalde continuïteit in je professionele activiteit zit. Maar er staat nergens duidelijk vastgelegd waar de grens ligt. In dit geval doe je er dus goed aan informatie in te winnen bij een specialist.
Moet je je inschrijven als je niet in Spanje factureert?
De verplichting je in te schrijven als zelfstandige als je vanuit Spanje werkt, bestaat ongeacht van het land waar je factureert. Er gaan online nogal wat verhalen de ronde dat als je meer dan X% in Nederland of België factureert, je jezelf niet in Spanje in hoeft te schrijven als zelfstandige. Dat klopt niet. Als je in Spanje woont en de werkzaamheden vanuit Spanje verricht, ben je wettelijk verplicht je in Spanje in te schrijven.
Dit is een vergissing die veel mensen maken. Ze informeren zich goed in Nederland of België hoe het daar geregeld is als je vanuit het buitenland factureert. De Nederlandse en Belgische overheid zullen dan zeggen dat je daar inschrijven en belasting betalen, altijd mag.
Als je in Spanje (fiscaal) resident bent, is dit echter niet op jou van toepassing. Je valt dan namelijk onder de Spaanse wet, ook als je klanten zich buiten Spanje bevinden. En de Spaanse wet is hier erg duidelijk in.
Zijn er zaken die je voorafgaand aan de inschrijving moet regelen?
Bij sommige activiteiten is het van belang eerst ander papierwerk te regelen, voor je in te schrijven als zelfstandige.
Om te beginnen moet je een NIE en een Spaanse bankrekening hebben om je in te kunnen schrijven. Met een buitenlandse IBAN is de (verplichte) automatische incasso van de sociale premies niet mogelijk. Het is niet nodig al over de groene NIE of residencia te beschikken om je in te schrijven.
Als je een beschermd beroep hebt, doe je er goed aan je van tevoren al in te schrijven bij het college. Denk hierbij aan advocaten, psychologen, architecten, etc. In sommige gevallen kan dit een zeer lastige procedure zijn. Je moet dan zowel je diploma homologeren als je recht om in Spanje uit te oefenen laten erkennen. Omdat dit voor de meeste mensen niet van belang is, zullen we hier verder niet op ingaan.
Zodra je in Spanje zelf voedsel bereidt en aan klanten aanbiedt, moet je beschikken over een certificaat voedselhygiëne (carnet de manipulador de alimentos). het kan vereist zijn dat de keuken of ruimte waar de hapjes worden bereid voldoet aan specifieke hygiëne-eisen. Als je hiervoor een eigen bedrijfsruimte gebruikt, kan ook een gemeentelijke vergunning van de gemeente vereist zijn.
Welke verplichtingen precies gelden, hangt af van de manier waarop je werkt. Daarbij maakt het bijvoorbeeld verschil of je de hapjes thuis bereidt, gebruikmaakt van een professionele keuken of op locatie werkt.
Hoe en waar schrijf je je in?
Je inschrijving in Spanje is effectief als je bij de belastingdienst (hacienda) en de Seguridad Social ingeschreven staat als zelfstandige. Voor deze inschrijvingen heb je een NIE nodig. De residencia of “groene NIE” is voor deze inschrijvingen zelf niet direct nodig. Er wordt wel van je verwacht dat je die binnen een paar maanden na de inschrijving regelt.
De inschrijving doe je dus niet bij de Kamer van Koophandel, zoals in Nederland, en ook bestaat er geen Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) zoals in Vlaanderen.
Na de inschrijvingen bij hacienda en de Seguridad Social kan het zijn dat je jezelf ook nog bij de gemeente en het regionale bestuur moet melden, vooral als je een ruimte opent of personeel in dienst neemt.
Je kan proberen de inschrijvingen zelf te doen. Het is echter verstandig hier ondersteuning bij te zoeken. Niet alleen is het een vrij ingewikkelde procedure waarin je de nodige documenten moet kunnen tonen en moet aanvragen. Als je iets verkeerd doet bij inschrijving, wat zo maar kan gebeuren omdat het nogal complexe formulieren zijn, kan dat jaren later nog leiden tot allerlei vorderingen en boetes.
Je zou je in kunnen laten schrijven door een gestor, die je daarna ook je boeken en belastingen laat doen. Ook voor die aangiftes geldt dat als er iets verkeerd is gegaan, je daar vaak pas te laat achterkomt, en er dan behoorlijk wat extra kosten aan verbonden zijn. In de komende weken komen we nog terug op de kwartaal- en de jaaraangiftes.
Hulp nodig bij de inschrijving?
Vind je de procedure om je in te schrijven als zelfstandige wel erg ingewikkeld? Of bang fouten te maken?
Wij van yourcatalancontact kunnen je inschrijven. We verzorgen dan de inschrijving bij de Seguridad Social en de belastingdienst, en we regelen een zogenaamd digitaal certificaat, waarmee je beveiligde overheidssites op kunt gaan om met de overheid te communiceren.
Hoe werkt de Seguridad Social voor een zelfstandige in Spanje?
Zelfstandigen in Spanje moeten zich verplicht inschrijven bij de Seguridad Social voor onder andere gezondheidszorg, pensioenopbouw en een verplichte arbeidsongeschiktheidsverzekering. In theorie zit er zelfs een werkeloosheidsuitkering bij, voor als je je profesionele activiteiten moet staken (cese de actividad). Als zelfstandige is het echter erg lastig hierop aanspraak te maken. Je moet goed onderbouwen dat je gedwongen was de activiteit stop te zetten.
Op basis van jouw inschrijving kan je eventuele kinderen en een partner die niet in Spanje werkt, meeverzekeren voor hun ziektekosten. Hiervoor hoef je geen hogere premie te betalen. Let op: je kan je niet inschrijven om aanspraak te maken op het Spaanse ziekenfonds als blijkt dat je langdurig geen inkomsten hebt. De Seguridad Social kan dan besluiten je uit te schrijven en in het allerergste geval zelfs een boete opleggen.
Inschrijving bij de Seguridad Social
De Seguridad Social bestaat uit meerdere afdelingen, en voor deze inschrijving moet je bij de Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) zijn. Als je nog geen Número de Afiliación de la Seguridad Social hebt, vraag je die eerst aan. Dat doe je door middel van formulier TA.01. Meer informatie over dat nummer en hoe je het aanvraagt, vind je in ons artikel De Seguridad Social, de sociale verzekeringen in Spanje: een uitleg.
Daarna moet je jezelf ook inschrijven in de RETA: de Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (“Bijzondere stelsel voor zelfstandigen” binnen de Seguridad Social). Dit kan ter plekke bij de TGSS, maar ook online. Klik hier voor de sede electrónica van de Seguridad Social. Als het het ter plekke wilt doen, heb je formulier TA.0521 nodig. Overigens is het zeer verstandig hier professionele ondersteuning bij te zoeken en het uit te besteden.
De verzekering voor arbeidsongevallen is semi-geprivatiseerd. Bij je inschrijving bij de Seguridad Social moet je aangeven bij welke Mutua je hiervoor verzekerd wilt worden. Je betaalt hiervoor geen aparte premie. Die maakt deel uit van de maandelijkse cuota (premie) die je aan de Seguridad Social moet betalen, die het vervolgens met de mutua verder afhandelt. Als je geen mutua kiest, wijst de Seguridad Social er eentje toe.
Cuota of premie
De premie wordt automatisch afgeschreven aan het einde van elke maand. Van de eerste en laatste maand betaal je alleen de dagen dat je ingeschreven staat.
De hoogte van de premie is inkomensafhankelijk. Er zijn 15 inkomensschalen. In de laagste schaal betaal je in 2026 maandelijks €205. In de hoogste schaal is er een maanbedrag van €605. Je mag zes keer per jaar het bedrag aanpassen aan je financiële situatie en je vooruitzichten voor de rest van het jaar. Het jaar erop vindt de afrekening plaats, en kan het zijn dat je wat terugkrijgt, of bij moet betalen.
Je inkomensschaal stelt men simpelweg vast door je bedrijfskosten af te trekken van je bruto-inkomsten. Daarnaast wordt er een forfaitaire aftrek van 7% toegepast. Let op: als je zelfsstandige met een vennootschapsstructuur bent (dat is het geval van bestuurders van een SL, een Spaanse BV), dan is dat slechts 3%.
Tarifa plana
Om startende zelfstandigen te helpen, is er in het eerste jaar een zogenaamde bonificación. Dit houdt in dat je de eerste twaalf maanden een tarifa plana (vlak tarief) van rond de €90 per maand betaalt, ongeacht je reële inkomen. Pas daarna ga je de volle premie betalen. Als je gedurende maand 13 tot en met 24 onder het minimumloon blijft, kan je een verlenging van de bonificación. Maar let op: als je in die maanden gemiddeld boven het minimumloon uitkomt, moet je in een keer het verschil van de tarifa plana en je eigenlijke schaal in een keer afdragen.
Als je het werk als zelfstandige combineert met een baan met een arbeidscontract, betaal je als zelfstandige toch de premie, ook al draagt je werkgever ook al premie voor je af aan de Seguridad Social. Je valt dan namelijk in twee verschillende stelsels. Als zelfstandige is dat RETA, en als gesalarieerde is dat RGSS. Je moet dan aan beide stelsels bijdragen. Alleen in uitzonderlijke gevallen (als je als zelfstandige erg weinig verdient), kan je hiervoor een vrijstelling krijgen.
Pensioensopbouw
Mensen van boven de 47 kiezen er vaak voor om juist meer bij te dragen. De hoogte van het pensioen is in Spanje namelijk gebaseerd op de gemiddelde hoogte van de betaalde premie in de laatste jaren. Zo kunnen zij na hun pensioenering een hoger pensioen ontvangen. Bovendien biedt een hogere bijdrage ook een betere dekking van andere sociale voorzieningen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een arbeidsongeschiktheidsuitkering.
Verder kan je 10% van je bijdrages aan je pensioensplan aftrekken van de inkomstenbelasting IRPF.
Tijdelijk uitschrijven
Als je een aantal maanden niet als zelfstandige werkt, is het mogelijk je tijdelijk uit te schrijven. Als je dat in het eerste jaar van je activiteit doet, verlies je daarna echter wel de bonificatie, het voordelige starterstarief. Ook is het belangrijk niet uit het oog te verliezen dat je in de maanden dat je wel werkt, dan mogelijk een hogere premie moet betalen, zodat je over het hele jaar gemiddeld toch volgens de juiste schaal hebt afgedragen. Als je dit wilt doen, is het dus belangrijk hier een goede berekening van te (laten) maken.
Als je om gezondheidsredenen tijdelijk moet stoppen met werken kan je een volledige vrijstelling krijgen van het betalen van de premie.
Hoe schrijf je je als zelfstandige in bij de belastingdienst in Spanje?
Na je inschrijving bij de Seguridad Social moet je je ook als autónomo registreren bij de Spaanse belastingdienst via formulier modelo 036.
Modelo 037 is een verkorte versie van modelo 036, maar dat is niet geschikt om daarna in Nederland of België te factureren. Daarvoor moet je jezelf namelijk inschrijven in het “register van intracommunitaire transacties” of registro de transacciones intracomunitarias en dat gaat alleen met modelo 036. Ook voor dit formulier geldt overigens dat de kleinste fout jaren laten kan leiden tot grote gevolgen.
Als zelfstandige betaal je in Spanje belasting over al je inkomsten wereldwijd. Let op: dat betekent niet per definitie dat je in een ander land helemaal geen belasting betaalt als je daar factureert. Afhankelijk van het type dienst dat wordt verleend, kan een ander land bronbelasting toepassen. Dit gebeurt meestal bij bepaalde specifieke inkomsten, zoals royalty’s, dividenden of rente. Voor standaard diensten ben je meestal geen bronbelasting verschuldigd.
Zakelijke klanten in het buitenland kunnen vragen te factureren met BTW verlegd. BTW verlegd betekent dat bij internationale zakelijke transacties binnen de EU de verantwoordelijkheid voor het afdragen van de BTW verschuift van de verkoper naar de koper. Als zelfstandige in Spanje factureer je dus zonder BTW aan je klant in een ander EU-land, en de klant draagt zelf de BTW af in zijn eigen land. Hiervoor moet je je registeren op de zogenaamde VIES-lijst van de Europese Commissie. Dat is het btw-informatiesysteem van de EU.
Digital nomadvisum/beckhamwet
Veel mensen zijn in de veronderstelling dat ze zich als zelfstandige in Spanje in kunnen schrijven en dan aanspraak kunnen maken op de Beckhamwet. Dit klopt echter niet.
De Beckhamwet is een regeling voor nieuwkomers in Spanje die hen in staat stelt minder belasting te betalen. De regeling is in het leven geroepen om hoger opgeleid buitenlands talent aan te trekken. Oorspronkelijk richtte de wet zich specifiek op mensen die vanuit het buitenland werden gerecruteerd door een bedrijf in Spanje.
Een paar jaar geleden is daar het digital nomadvisum aan toegevoegd. De bedoeling daarvan is mensen aan te trekken die in Spanje op afstand gaan werken voor een buitenlands bedrijf of meerdere klanten in het buitenland. De regeling is toen ook opengesteld voor buitenlanders met zo’n digital nomadvisum die zich als zelfstandige in Spanje willen inschrijven. Het gaat in dit geval echter om een visum. Vanwege het vrij reizen binnen de EU heb je als Nederlander of Belg geen visum nodig, en kom je dus ook niet voor de regeling in aanmerking.
Zijn er nog aanvullende inschrijven vereist?
Als je ook een ruimte wilt openen, mensen in dienst wilt nemen of met voedingswaren gaat werken, dan zijn er nog een aantal extra stappen vereist na de inschrijving bij de Seguridad Social en de belastingdienst.
Licencia de apertura
Voor het openen van een ruimte heb je een openingsvergunning (licencia de apertura) nodig van de gemeente. Als je een ruimte overneemt, dan moet je de tenaamstelling van de bestaande vergunning wijzigen.
De kosten van de licencia de apertura worden berekend per locatie en zijn afhankelijk van drie factoren: de commerciële waarde van de straat, de grootte van de locatie, en het type activiteit. Er zijn twee soorten activiteiten.
Actividades inocuas of “onschadelijke activiteiten” veroorzaken geen overlast voor het milieu en de omgeving, en dragen geen risico voor schade aan een persoon of aan zaken met zich mee. Actividades clasificadas beschouwt men als hinderlijk, ongezond, schadelijk en/of gevaarlijk. Denk daarbij aan horeca, toerisme, industriële activiteiten, bepaalde winkels en diensten.
De kosten van de gemeentelijke vergunning voor actividades clasificadas zijn hoger. Ook heeft die vergunning een aantal administratieve vereisten. Zoe moet je een technisch project indienen dat is ondertekend door een bevoegde technicus (expert, technisch architect, ingenieur of vergelijkbaar).
Na het indienen van de aanvraag van de vergunning kun je openen voor het publiek. Hou er wel rekening mee dat de gemeente een inspectie zal uitvoeren om te controleren of je inderdaad aan de regelgeving voldoet. Is dat niet zo, dan sluiten ze je ruimte. In extreme gevallen kunnen ze zelfs een boete geven.
Overigens zijn er ook vrijgestelde activiteiten. Dat zijn activiteiten die thuis worden uitgevoerd zonder dat er sprake is van klantenbezoek of overlast voor de buren.
Hou er rekening mee dat als je de ruimte moet verbouwen, je vaak ook een bouwvergunning nodig hebt.
Werkplekken melden
De opening, verplaatsing en uitbreiding van werkplekken dienen gemeld te worden bij de bevoegde arbeidsautoriteit.
Deze procedure wordt meestal uitgevoerd bij het regionale ministerie van arbeid (consejería de empleo of consejería de trabajo) van de Autonome Gemeenschap (het gewest of de regio) waar je woont. Deze verplichting geldt trouwens ook voor de hervatting van activiteiten na belangrijke uitbreidingen of aanpassingen.
Je hebt hiervoor een termijn van 30 dagen, waarbij je de gegevens van de werkplek en het personeelsbestand van jouw bedrijf moet indienen.
Andere vergunningen en registraties
Voor een aantal activiteiten kan het zijn dat er nog andere vergunningen en registraties nodig zijn. Denk dan bijvoorbeeld aan een vergunning voor een agrarisch bedrijf. Dat kan nodig zijn als je zelf wat verbouwt bijvoorbeeld, of als je in je professionele activiteit paarden gebruikt.
Als je iets met etenswaren doet, moet je je bij de regionale overheid ook registreren.
Zoek zeker uit of er vergunningen en registraties nodig zijn voor wat jij wilt gaan doen. Bepaalde Nederlandse of Belgische vergunningen bestaan in Spanje niet, maar er zijn ook activiteiten waarbij Spanje juist strenger is.
Vragen of opmerkingen? Ondersteuning nodig?
Zoek je een goede partner om je in te schrijven als zelfstandige in Spanje? Heb je vragen of opmerkingen naar aanleiding van het bovenstaande? Dan kan je ons altijd contacteren op info@yourcatalancontact.com.
Deze maand schrijven we over werkzaam zijn als zelfstandige in, of vanuit Spanje. Blijf je graag op de hoogte van onze publicaties? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief, of volg onze facebookpagina.
Inschrijven als zelfstandige in Spanje in 9 vragen
Hieronder de belangrijkste vragen over het onderwerp van dit artikel kort beantwoord.
Zodra je in Spanje structureel zelfstandig werkzaamheden uitvoert of inkomsten genereert, ben je meestal verplicht om je als autónomo in te schrijven.
Als zelfstandige schrijf je je in bij zowel de Seguridad Social als de Spaanse belastingdienst (Hacienda).
De Seguridad Social int sociale premies en betaalt voor gezondheidszorg en pensioenopbouw, terwijl Hacienda verantwoordelijk is voor belastingen en belastingaangiftes.
De meeste zelfstandigen schrijven zich in via formulier modelo 036 bij de Spaanse belastingdienst.
Ja, veel zelfstandigen in Spanje factureren gewoon aan klanten in Nederland, België of andere EU-landen.
Ja, als fiscaal resident in Spanje betaal je in principe belasting over je wereldwijde inkomen.
Bij btw verlegd factureer je zonder btw aan een zakelijke klant in een ander EU-land, waarna de klant zelf de btw afdraagt in zijn eigen land.
De hoogte van de sociale premie hangt af van je inkomsten en van het tarief of de regeling waarvoor je in aanmerking komt.
Ja, via de Seguridad Social bouw je als zelfstandige in Spanje ook pensioenrechten op.