Veel mensen die naar Spanje verhuizen, overwegen zich in te schrijven als zelfstandige. Daar kunnen meerdere redenen voor zijn. Ze werken in Nederland of België al als zelfstandige of ZZP-er, en willen daar na hun emigratie graag mee doorgaan. Of de emigratie maakt deel uit van een project om hun hele leven om te gooien, en ze grijpen het aan om eindelijk eens voor zichzelf te werken.
Jezelf inschrijven als zelfstandige gaat in Spanje totaal anders dan in België of Nederland. Het is belangrijk daarbij in je achterhoofd te houden dat die inschrijving wat tijd in beslag neemt. Begin er dus tijdig mee. En lees je op voorhand in op de procedure, ook als je de inschrijving zelf uit wilt besteden. Zo kom je niet voor onverwachte verrassingen te staan.
¿Benieuwd? ¡Vamos!
Wanneer moet je je inschrijven
De eerste vraag is natuurlijk: wanneer moet je je inschrijven als zelfstandige (darse de alta como autónomo) in Spanje. Dat is eenvoudig: als je fiscaal resident bent, en je factureert op je eigen naam. In verreweg de meeste gevallen ben je fiscaal resident in Spanje als je meer dan 183 in een kalenderjaar in het land verblijft. In ons artikel Fiscaal resident in Spanje, wat betekent dat? Een uitleg lees je precies hoe dat zit. We leggen in dat artikel ook uit wanneer de Spaanse belastingdienst je als fiscaal resident beschouwt als je minder dan 183 dagen in het land bent.
Veel mensen die onder het Spaanse minimumloon factureren, of slechts sporadisch een dienst of product verkopen, vragen zich af of ze zich moeten inschrijven.
Om te beginnen kijkt men niet naar de hoogte van je inkomsten, om te bepalen of je verplicht bent je in te schrijven. Als je weinig factureert, moet het ook. Als je slechts incidenteel een dienst levert of een product verkoopt, is het wat minder duidelijk. De inschrijving is verplicht als er een bepaalde continuïteit in je professionele activiteit zit. Maar er staat nergens duidelijk vastgelegd waar de grens ligt. In dit geval doe je er dus goed aan informatie in te winnen bij een specialist.
Inschrijven als je niet in Spanje factureert
De verplichting je in te schrijven als zelfstandige als je vanuit Spanje werkt, bestaat ongeacht van het land waar je factureert. Er gaan online nogal wat verhalen de ronde dat als je meer dan X% in Nederland of België factureert, je jezelf niet in Spanje in hoeft te schrijven als zelfstandige. Dat klopt niet. Als je in Spanje woont en inkomsten ontvangt als zelfstandige, ben je wettelijk verplicht je in Spanje in te schrijven.
Dit is een vergissing die veel mensen maken. Ze informeren zich goed in Nederland of België hoe het daar geregeld is als je vanuit het buitenland factureert. Als je in Spanje (fiscaal) resident bent, is dit echter niet op jou van toepassing. Je valt dan onder de Spaanse wet, ook als je klanten zich buiten Spanje bevinden. En de Spaanse wet is hier erg duidelijk in.
Hoe en waar schrijf je je in
De inschrijving als zelfstandige in Spanje doe je niet bij de Kamer van Koophandel, zoals in Nederland, en ook bestaat er geen Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) zoals in Vlaanderen.
Je inschrijving in Spanje is effectief als je bij de belastingdienst (hacienda) ingeschreven staat als zelfstandige. Maximaal 60 dagen eerder moet je je inschrijven bij de Seguridad Social, de sociale zekerheid of volksverzekeringen. Voor deze inschrijvingen heb je een NIE nodig. De residencia of “groene NIE” is voor deze inschrijvingen zelf niet direct nodig. Er wordt wel van je verwacht dat je die binnen een paar maanden na de inschrijving regelt.
Na deze inschrijvingen kan het zijn dat je jezelf ook nog bij de gemeente en het regionale bestuur moet melden, vooral als je een ruimte opent of personeel in dienst neemt.
Je kan proberen jezelf in te schrijven. Maar het is verstandig hier ondersteuning bij te zoeken. Niet alleen is het een vrij ingewikkelde procedure waarin je de nodige documenten moet kunnen tonen en aan moet vragen. Als je iets verkeerd doet bij inschrijving, wat zo maar kan gebeuren omdat het nogal complexe formulieren zijn, kan dat jaren later nog leiden tot allerlei vorderingen en boetes.
Je zou je in kunnen laten schrijven door een gestor, die je daarna ook je boeken en belastingen laat doen. Ook voor die aangiftes geldt dat als er iets verkeerd is gegaan, je daar vaak pas te laat achterkomt, en er dan behoorlijk wat extra kosten aan verbonden zijn. In de komende weken komen we nog terug op de kwartaal- en de jaaraangiftes.
Voorafgaand
Als je een beschermd beroep hebt, doe je er goed aan je van tevoren al in te schrijven bij het college. Denk hierbij aan advocaten, psychologen, architecten, etc. In sommige gevallen kan dit een zeer lastige procedure zijn. Je moet dan zowel je diploma homologeren als je recht om in Spanje uit te oefenen laten erkennen. Omdat dit voor de meeste mensen niet van belang is, zullen we hier verder niet op ingaan.
Seguridad Social
De eerste inschrijving die je moet doen, is dus bij de Seguridad Social, de sociale zekerheid, of volksverzekeringen. De basiszorg in Spanje is niet geprivatiseerd, zoals in Nederland, en inschrijving hier is verplicht.
Overigens dekt de Seguridad Social niet alleen ziektekosten. Er zit ook pensioensopbouw in, uitkering in geval van arbeidsongeschiktheid en in theorie zelfs een werkeloosheidsuitkering als je je profesionele activiteiten moet staken (cese de actividad). Als zelfstandige is het echter erg lastig hierop aanspraak te maken. Je moet goed onderbouwen dat je gedwongen was de activiteit stop te zetten.
Op basis van jouw inschrijving kan je eventuele kinderen en een partner die niet in Spanje werkt, meeverzekeren. Hiervoor hoef je geen hogere premie te betalen. Let op: je kan je niet inschrijven om aanspraak te maken op het Spaanse ziekenfonds als blijkt dat je langdurig geen inkomsten hebt. De Seguridad Social kan dan besluiten je uit te schrijven en in het allerergste geval zelfs een boete opleggen.
Inschrijving bij de Seguridad Social
De Seguridad Social bestaat uit meerdere afdelingen, en voor deze inschrijving moet je bij de Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) zijn. Als je nog geen Número de Afiliación de la Seguridad Social hebt, vraag je die eerst aan. Dat doe je door middel van formulier TA.01. Meer informatie over dat nummer en hoe je het aanvraagt, vind je in ons artikel De Seguridad Social, de sociale verzekeringen in Spanje: een uitleg.
Daarna moet je jezelf ook inschrijven in de RETA: de Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (“Bijzondere stelsel voor zelfstandigen” binnen de Seguridad Social). Dit kan ter plekke bij de TGSS, maar ook online. Klik hier voor de sede electrónica van de Seguridad Social. Als het het ter plekke wilt doen, heb je formulier TA.0521 nodig. Overigens is het zeer verstandig hier professionele ondersteuning bij te zoeken en het uit te besteden. Een kleine fout kan jaren later namelijk nog tot grote gevolgen kan leiden, zowel bij de Seguridad Social als de belastingdienst.
De verzekering voor arbeidsongevallen is semi-geprivatiseerd. Bij je inschrijving bij de Seguridad Social moet je aangeven bij welke Mutua je hiervoor verzekerd wilt worden. Je betaalt hiervoor geen aparte premie. Die maakt deel uit van de maandelijkse cuota die je aan de Seguridad Social moet betalen, die het vervolgens met de mutua verder afhandelt.
Cuota of premie
De premie wordt automatisch afgeschreven aan het einde van elke maand. Van de eerste en laatste maand betaal je alleen de dagen dat je ingeschreven staat.
De hoogte van de premie is inkomensafhankelijk. Er zijn 15 inkomensschalen. In de laagste schaal betaal je in 2025 maandelijks €200 (dat is lager dan in 2024). In de hoogste schaal is er een maanbedrag van €590. Je mag zes keer per jaar het bedrag aanpassen aan je financiële situatie en je vooruitzichten voor de rest van het jaar. Het jaar erop vindt de afrekening plaats, en kan het zijn dat je wat terugkrijgt, of bij moet betalen.
Je inkomensschaal stelt men simpelweg vast door je bedrijfskosten af te trekken van je bruto-inkomsten. Daarnaast wordt er een forfaitaire aftrek van 7% toegepast. Let op: als je zelfsstandige met een vennootschapsstructuur bent (als je bijvoorbeeld een eenmanszaak opzet), dan is dat slechts 3%.
Om startende zelfstandigen te helpen, is er in het eerste jaar een zogenaamde bonificación. Dit houdt in dat je de eerste twaalf maanden rond de €80 per maand betaald, ongeacht je reële inkomen. Pas daarna ga je de volle premie betalen.
Als je het werk als zelfstandige combineert met een baan met een arbeidscontract, betaal je als zelfstandige toch de premie, ook al draagt je werkgever ook al premie voor je af aan de Seguridad Social. Je valt dan namelijk in twee verschillende stelsels. Als zelfstandige is dat RETA, en als gesalarieerde is dat RGSS. Je moet aan beide stelsels bijdragen.
Pensioensopbouw
Mensen van boven de 47 kiezen er vaak voor om juist meer bij te dragen. De hoogte van het pensioen is in Spanje namelijk gebaseerd op de hoogte van de betaalde premie in de laatste jaren. Zo kunnen zij na hun pensioenering een hoger pensioen ontvangen. Bovendien biedt een hogere bijdrage ook een betere dekking van andere sociale voorzieningen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een arbeidsongeschiktheidsuitkering.
Verder kan je 10% van je bijdrages aan je pensioensplan aftrekken van de inkomstenbelasting IRPF.
Tijdelijk uitschrijven
Als je een aantal maanden niet als zelfstandige werkt, is het mogelijk je tijdelijk uit te schrijven. Maar let op: als je dat in het eerste jaar van je activiteit doet, dan verlies je daarna wel de bonificatie, het voordelige starterstarief.
Als je om gezondheidsredenen tijdelijk moet stoppen met werken kan je een vrijstelling krijgen van het betalen van de premie.
Procedure om je in te schrijven als zelfstandige wel erg ingewikkeld? Of bang fouten te maken?
Wij van yourcatalancontact kunnen je inschrijven. We verzorgen dan de inschrijving bij de Seguridad Social en de belastingdienst, en we regelen een zogenaamd digitaal certificaat, waarmee je beveiligde overheidssites op kunt gaan om met de overheid te communiceren.
Hacienda, de belastingdienst
Na de inschrijving bij de Seguridad Social moet je jezelf ook als zelfstandige of autónomo/-a inschrijven bij de belastingdienst in Spanje. Dat doe je door middel van formulier modelo 036. Het modelo 037 is daar een verkorte versie van, maar dat is niet geschikt om daarna in Nederland of België te factureren. Daarvoor moet je jezelf namelijk inschrijven in het “register van intracommunitaire transacties” of registro de transacciones intracomunitarias en dat gaat alleen met modelo 036. Ook voor dit formulier geldt overigens dat de kleinste fout jaren laten kan leiden tot grote gevolgen.
Als zelfstandige betaal je in Spanje belasting over al je inkomsten wereldwijd. Let op: dat betekent niet per definitie dat je in een ander land helemaal geen belasting betaalt als je daar factureert. Afhankelijk van het type dienst dat wordt verleend, kan een ander land bronbelasting toepassen. Dit gebeurt meestal bij bepaalde specifieke inkomsten, zoals royalty’s, dividenden of rente. Voor standaard diensten ben je meestal geen bronbelasting verschuldigd.
Zakelijke klanten in het buitenland kunnen vragen te factureren met BTW verlegd. BTW verlegd betekent dat bij internationale zakelijke transacties binnen de EU de verantwoordelijkheid voor het afdragen van de BTW verschuift van de verkoper naar de koper. Als zelfstandige in Spanje factureer je dus zonder BTW aan je klant in een ander EU-land, en de klant draagt zelf de BTW af in zijn eigen land.
In de komende weken zullen we het factureren als zelfstandige nog wat uitgebreider aan bod laten komen.
Digital nomadvisum/beckhamwet
Veel mensen zijn in de veronderstelling dat ze zich als zelfstandige in Spanje in kunnen schrijven en dan aanspraak kunnen maken op de Beckhamwet. Dit klopt echter niet.
De Beckhamwet is een regeling voor nieuwkomers in Spanje die hen in staat stelt minder belasting te betalen. De regeling is in het leven geroepen om hoger opgeleid buitenlands talent aan te trekken. Oorspronkelijk richtte de wet zich specifiek op mensen die vanuit het buitenland werden gerecruteerd door een bedrijf in Spanje.
Een paar jaar geleden is daar het digital nomadvisum aan toegevoegd. De bedoeling daarvan is mensen aan te trekken die in Spanje op afstand gaan werken voor een buitenlands bedrijf of meerdere klanten in het buitenland. De regeling is toen ook opengesteld voor buitenlanders met zo’n digital nomadvisum die zich als zelfstandige in Spanje willen inschrijven. Het gaat in dit geval echter om een visum. Vanwege het vrij reizen binnen de EU heb je als Nederlander of Belg geen visum nodig, en kom je dus ook niet voor de regeling in aanmerking.
Openingsvergunning
De meeste zelfstandigen zijn klaar na de inschrijvingen bij de Seguridad Social en hacienda. Als je ook een ruimte wilt openen en mensen in dienst wilt nemen, dan zijn er nog een aantal extra stappen.
De eerste stap is het aanvragen van een openingsvergunning (licencia de apertura) bij de gemeente (of als je een ruimte overneemt, het wijzigen van de tenaamstelling). Het is meestal de afdeling stedenbouw (urbanisme) die zich hiermee bezig houdt.
De kosten van de licencia de apertura worden berekend per locatie en zijn afhankelijk van drie factoren: de commerciële waarde van de straat, de grootte van de locatie, en het type activiteit. Er zijn twee soorten activiteiten.
Actividades inocuas of “onschadelijke activiteiten” veroorzaken geen overlast voor het milieu en de omgeving, en dragen geen risico voor schade aan een persoon of aan zaken met zich mee. Actividades clasificadas beschouwt men als hinderlijk, ongezond, schadelijk en/of gevaarlijk. Denk daarbij aan horeca, toerisme, industriële activiteiten, bepaalde winkels en diensten.
Daarnaast zijn er ook vrijgestelde activiteiten. Dat zijn activiteiten die thuis worden uitgevoerd zonder dat er sprake is van klantenbezoek of overlast voor de buren.
De kosten van de gemeentelijke vergunning voor gekwalificeerde activiteiten zijn hoger. Ook heeft die vergunning een aantal administratieve vereisten. Zoe moet je een technisch project indienen dat is ondertekend door een bevoegde technicus (expert, technisch architect, ingenieur of vergelijkbaar).
Na het indienen van de aanvraag van de vergunning kun je openen voor het publiek. Hou er wel rekening mee dat de gemeente een inspectie zal uitvoeren om te controleren of je inderdaad aan de regelgeving voldoet. Is dat niet zo, dan sluiten ze je ruimte. In extreme gevallen kunnen ze zelfs een boete geven.
Bouwvergunning
In sommige gevallen moet je de ruimte (laten) verbouwen voor je kunt beginnen er te werken. Je hebt dan waarschijnlijk ook een gemeentelijke bouwvergunning nodig. In ons artikel Bouwvergunning en andere papieren bij verbouwen in Spanje lees je daar meer over.
Werkplekken melden bij het gewest
Tenslotte moet de opening, verplaatsing en uitbreiding van werkplekken gemeld worden bij de bevoegde arbeidsautoriteit.
Deze procedure wordt meestal uitgevoerd bij het regionale ministerie van arbeid (consejería de empleo of consejería de trabajo) van de Autonome Gemeenschap (de regio) waar je woont. Deze verplichting geldt trouwens ook voor de hervatting van activiteiten na belangrijke veranderingen, uitbreidingen of aanpassingen.
Je hebt hiervoor een termijn van 30 dagen, waarbij je de gegevens van de werkplek en het personeelsbestand van jouw bedrijf moet indienen.
Vragen of opmerkingen? Ondersteuning nodig?
Zoek je een goede partner om je in te schrijven als zelfstandige in Spanje? Heb je vragen of opmerkingen naar aanleiding van het bovenstaande? Dan kan je ons altijd contacteren op info@yourcatalancontact.com.
Deze maand schrijven we over werkzaam zijn als zelfstandige in, of vanuit Spanje. Blijf je graag op de hoogte van onze publicaties? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief, of volg onze facebookpagina.
Mijn vraag is of ik me kan inschrijven als autonomo als ik wel een nie nummer heb maar geen residentie?
Hallo Piet,
Ja dat kan, maar na je inschrijving als zelfstandige zal je wel de residencia aan moeten gaan vragen.